Secrétaire Gestionnaire Siège - H/F - INSERM - Siège

Mission principale :

Participer à l'organisation des opérations d'évaluation, de recrutement des chercheurs et des formations de recherche.

Activités principales:

- En collaboration avec les chargés de mission, préparer les travaux des instances scientifiques
- Accueillir les membres des commissions lors des réunions, y compris lors des visioconférences (Microsoft Teams)
- Répondre aux demandes des membres des commissions
- Préparer les documents des réunions (Microsoft Word et Excel ; logiciel interne EVA)
- Assister le/la chargé.e de mission dans le suivi des réunions, la prise de notes et la préparation de bilans
- Renseigner des bases de données informatiques (logiciel interne EVA et Microsoft Excel)
- Assurer la diffusion et l'archivage de documents
- Participer à la démarche qualité du département

Spécificité(s) et environnement du poste

- Nécessité d'aménager ses horaires en fonction du calendrier et de la charge de travail

Connaissances :

- Connaître l'environnement bureautique
- Connaissance de l'orthographe et de la syntaxe
- Connaissances de base en anglais seraient un plus

Savoir-faire :

- Maîtriser les techniques de l'assistanat
- Maîtriser l'utilisation des logiciels informatiques courants (Microsoft Word et Excel)
- Savoir hiérarchiser et archiver des documents

Aptitudes :

- Aisance relationnelle
- Capacité à travailler en équipe
- Sens de l'organisation, rigueur et vivacité

Expériences souhaitées :

- Expérience souhaitée en gestion administrative

Niveau de diplôme et formations :

- Bac à Bac +2 en secrétariat, gestion des entreprises et des administrations, assistant de direction, assistant de manager