Assistant·e de Département H/F - Service Public

Au sein du Département des Sciences et Techniques Pour l'Ingénieur (STPI) vous devrez :

- Assurer une partie des missions administratives du département STPI :
- La gestion financière du département STPI (90K€)
- Gestion des crédits d'enseignements en lien avec les gestionnaires de comptes
- Proposition et réalisation du budget prévisionnel
Assurer la gestion financière des étudiants SPIR et GLOBALINSA
- Assurer la gestion des missions pour les agents du STPI
- La gestion pédagogique des étudiants en Excellence Sportive et Artiste Confirmé (40 étudiants)
- Mise à jour et suivi semestriel des conventions des étudiants pour les aménagements d'études en lien avec la DSI et les responsables d'années
- Saisie des inscriptions pédagogiques
- Suivi des absences et des rattrapages de cours et d'examens
- Mise en place du calendrier des examens des étudiants SHN et AHN
- Saisie des notes sous Pégase
- Transmission des contrats aux équipes pédagogiques
- La gestion administrative et pédagogique du SPIR (20 étudiants)
- Gestion et suivi des inscriptions des étudiants
- Coordination en lien avec les responsables de la filière, les enseignants et les services administratifs
- Saisie de la maquette pédagogique et des inscriptions pédagogiques
- Saisie des emplois du temps du SPIR
- Mise en place des sessions d'examens
- Saisie des notes
- Préparation et validation du jury
- Saisie des heures SERVENS et OSE des intervenants.
- Travailler en lien direct avec la directrice du département, les responsables d'années, les responsables des filières (Excellence Sportive, Artiste confirmé, SPIR-GLOBALINSA) et les enseignants.
- Travailler au sein d'une équipe de 3 assistant·e·s.
- Assurer la continuité de service en renseignant étudiants et enseignants sur l'ensemble des questions du département.
- Participer à la communication du département.

Savoir :

- Connaissance de l'enseignement supérieur et de la recherche / EPSCP
- Connaissance de l'INSA, ses métiers, son environnement social
- Connaissance des enseignements et maquettes pédagogiques du STPI
- Connaissance des missions et du fonctionnement du secrétariat STPI
- Techniques rédactionnelles et de communication
- Connaissance des logiciels pédagogiques et comptables

Savoir-Être :

- Autonomie fonctionnelle en l'absence de la directrice STPI, sens des responsabilités et sens du service
- Disponibilité auprès des étudiants, des enseignants et des services
- Compétences : sens de l'écoute, adaptabilité, bonne compréhension et reformulation des besoins du secrétariat, excellent relationnel, rigueur, forte capacité à travailler en équipe, confidentialité, réactivité, disponibilité
- Connaissances des difficultés liées à l'interculturalité

Savoir-Faire :

- Maîtriser les outils informatiques :
- Logiciels d'administration et de pédagogique :
- GFC (gestion du budget, des commandes, des missions), ADE Campus(gestion des emplois du temps), Servens (gestion des services des enseignants), Ose (gestion des services des vacataires), Application de gestion des examens, Pégase (saisie des maquettes, suivi pédagogique des étudiants, fichier de notes et jury), Moodle
- Logiciels de bureautique courants :
- Office 365 (Word, Excel, Power point), réalisation de documents PDF (Adobe Acrobat), agendas (zimbra)
- Autres logiciels :
- Logiciel de site Web(Typo3) ; Logiciels de communication : Teams, Zoom, Visio ; Partage de documents : Alfresco, Resana
- Capacité à gérer plusieurs dossiers de front
- Compétences rédactionnelles

La connaissance de l'anglais lu et parlé serait un plus.