Secrétaire de la Direction de Greffe - Cour d'Appel de Saint-Denis 974 H/F - Service Public

Secrétariat de la direction du greffe : poste profilé, entretien préalable requis

Composition et effectifs du service

1 poste de secrétaire administratif, exercice des fonctions en binôme avec une secrétaire administrative, régisseur titulaire, en charge de la gestion budgétaire et du service centralisateur des frais de justice.

Votre hiérarchie

La direction du greffe.

Vos interlocuteurs métiers

Les magistrats, les agents titulaires du greffe, les agents contractuels, les usagers et les partenaires institutionnels

Organisation de travail :

Cycle horaire hebdomadaire de 38h30 (pointage obligatoire) - Droit à congés sur une année civile pleine réalisée : 25 jours de congés payés + 20 jours de RTT.

Restauration : Une convention avec une cafétéria à proximité donnant accès à des tarifs négociés (plats à emporter)

Accessibilité en transport / Parking : Réseau régional de bus (car jaune) et interne à la ville de St Denis. Conditions de circulation entre les agglomérations difficile (contexte insulaire : embouteillages). Parkings à l'intérieur de l'enceinte de la cour d'appel pour les personnels.La présente fiche de poste concerne une affectation au secrétariat de la direction de greffe de la cour d'appel (création de poste au 01/09/2026). Ce service assiste la directrice de greffe et son adjointe dans la gestion administrative des fonctionnaires et agents contractuels de la cour d'appel de Saint-Denis et de la chambre d'appel de Mamoudzou; Le/la secrétaire administratif (ve) est affecté (e) à temps plein à ce secrétariat.

1- Secrétariat de la direction du greffe :
- accueil et renseignement des différents interlocuteurs
- gestion de l'accueil téléphonique
- gestion des boites mails structurelles (secrétariat et recrutement)
- gestion du courrier de la direction du greffe
- gestion de l'agenda de la direction du greffe
- préparation des réunions et rédaction des comptes rendus (réunion de service, assemblée générale, ...)
- élaboration de notes, courriers et documents administratifs
- élaboration des bordereaux de versement et de destruction des archives de la juridiction en lien avec les services
- prise en charge des aspects logistiques des réunions et des évènements en lien avec les chefs de cabinet et les secrétariats des cheffes de cour (invitations, réservation de salles, organisation des moments de convivialité, ...)
- collationnement et établissement des statistiques et tableaux de bord des services
- diffusion d'informations générales et communications diverses
- gestion de la réservation des salles et des véhicules de service en lien avec les secrétariats des cheffes de cour et les chauffeurs des cheffes de cour

2- Gestion des ressources humaines (agents titulaires et contractuels)
- préparation de l'accueil des nouveaux arrivants (logistique, informatique, ...) en lien avec la direction de greffe, les secrétariats des cheffes de cour, le service logistique et le service administratif régional
- gestion des situations administratives des agents titulaires et contractuels (mise à jour du dossier Harmonie, communication des informations au pôle RH du service administratif régional, suivi des contrats, ...)
- mise à jour de l'applicatif AJUST pour la cour d'appel et la chambre d'appel
- gestion du suivi des horaires, des absences des agents titulaires et des anomalies dans le logiciel de gestion de temps KELIO
- gestion du planning des visites auprès du médecin de prévention
- gestion des tableaux mensuels des astreintes et des heures supplémentaires des agents titulaires et des vacations des agents réservistes
- gestion annuelle des CET
- communication aux agents titulaires et contractuels des notes relatives aux ressources humaines, aux formations, aux mobilités et aux concours
- suivi avec la direction de greffe des campagnes de mobilités et gestion de la boite mail recrutement (2 campagnes semestrielles et mobilités hors campagne)
- préparation et notification des contrats des vacataires

- préparation des plannings des stagiaires

Missions complémentaires sur le poste:

3- vérification des mémoires de jurés et témoins (assises et cour criminelle)

- Vérification des mémoires des jurés et témoins des assises et cour criminelle, en lien avec les greffiers du service criminel (tarifs, nombre de comparutions, perte de salaire, repas, indemnités de nuitée, ...

- Constitution des dossiers et vérification des pièces justificatives

- Transmission au régisseur titulaire pour mise en paiement

4 - activité accessoire: gestion budgétaire

En l'absence de la secrétaire administrative en charge de la gestion budgétaire, sur directive de la direction de greffe:

- Gestion des devis, saisie des demandes d'achat sur Chorus formulaires

- Gestion de la constatation des services faits dans Chorus formulaires

Connaissances

Statut général de la fonction publique et statuts particuliers

Circuits administratifs

Organisation administrative et judiciaire

Outils bureautiques

Outils de communication

Savoir-faire

Appliquer les textes législatifs et réglementaires
Maîtriser les nouvelles technologies
Alimenter les tableaux de bord et statistiques
Maîtriser les rédactions particulières à l'emploi
Maîtriser les techniques de classement et d'archivage

Savoir-être

Avoir le sens de l'organisation

Avoir le sens des relations humaines
Faire preuve de polyvalence
Faire preuve de discrétion
Faire preuve d'esprit d'équipe
Être autonome

Rémunération : Groupe IFSE3

1 poste est vacant (création de poste).

Date limite de candidature :31/03/2026

Prise de poste : 01/09/2026

Ce poste est soumis à un entretien préalable de recrutement et à l'envoi de pièces:

- Un CV

- une lettre de motivation

- vos 3 derniers comptes rendus d'entretien professionnel

Les candidats peuvent contacter la juridiction par mail pour avoir des informations sur l'environnement de travail.

Les candidats extérieurs au corps des secrétaires administratifs du ministère de la Justice doivent impérativement solliciter de la part du recruteur la liste des pièces à fournir et le mode opératoire pour déposer officiellement sa candidature.

Modalités de recrutement :

1/ 1ère sélection de candidats sur dossier
2/ Entretien avec le recruteur (visio ou téléphone) pour les dossiers pré sélectionnés
3/ Choix par le recruteur des candidats sélectionnés définitivement (avec rang de classement)
4/ Choix du ministère de la Justice du candidat retenu