Assistant de Direction H/F - Université Paris Cité

PRÉSENTATION DE LA DIRECTION/STRUCTURE D'ACCUEIL DU POSTE

Forte de ses 28 000 étudiant.e.s, 35 laboratoires de recherche et 5 700 chercheur.e.s, enseignant.e.schercheur.
e.s, personnels administratifs et techniques, la Faculté de Santé est une des trois grandes
facultés de l'université Paris Cité.
Elle est constituée de trois UFR - médecine, odontologie et pharmacie - et d'un département interne de
maïeutique.
La faculté de santé regroupe des pôles qui accompagnent l'activité des UFR, leurs départements
formation et les laboratoires de recherche :
- Pôle Recherche et Innovation
- Pôle Formation, Vie Etudiante dont filières PASS - LAS, sciences infirmières et rééducationréadaptation
- Pôle Relations internationales
- Pôle Ressources humaines
- Pôle Finances et achats
- Pôle Organisation et Qualité
- Cellule Communication
- Pôle Affaires juridiques et institutionnelles
Chaque direction de pôle participe à la construction et à la structuration facultaire avec pour ambition
la performance administrative au service des usagers étudiants, enseignants, chercheurs et
personnels.RÉSUMÉ DU POSTE

Placé(e) sous l'autorité de la directrice générale déléguée de la faculté et l'autorité fonctionnelle de la
directrice générale déléguée adjointe, l'assistant(e) de la direction facultaire a pour mission d'apporter
un
appui administratif et logistique à l'organisation des activités de la direction générale délégué Faculté
de
santé. Positionné(e) de façon transversale dans l'organigramme administratif de la Faculté de santé,
l'assistant(e) a vocation à travailler en interaction avec l'ensemble des pôles facultaires, des
composantes
de santé, des directions métier en central et de la DGS et spécifiquement avec les assistants de ces
structures de l'établissement.

DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS
- Gérer le secrétariat de la direction générale déléguée Faculté de santé composée de la directrice et
de la directrice adjointe : gestion de l'agenda, organisation de réunions, réservation de salles,
traitement du courrier, préparation des dossiers, organisation des déplacements de agents de la
Faculté de santé, etc
- Assurer un rôle clé dans la communication interne et la cohésion des équipes : coordonner la
diffusion d'informations stratégiques et opérationnelles entre les différents pôles facultaires multisites,
concevoir et mettre en oeuvre des outils de communication adaptés (newsletters, notes
d'information), servir d'interface entre la direction et les différents pôles pour garantir la fluidité des
échanges et la bonne compréhension des orientations stratégiques et opérationnelles dans un
contexte multi-sites, organiser les évènements permettant d'améliorer la cohésion des équipes
- Assurer la gestion efficace des parapheurs dans un contexte multisite : organiser la circulation des
documents administratifs entre les différents sites de la Faculté de Santé, mettre en place un système
de suivi des signatures et validations, coordonner avec les différents pôles et composantes pour
garantir le respect des délais de traitement des documents, et proposer des solutions d'optimisation
pour fluidifier le circuit des parapheurs entre les sites géographiquement dispersés
- Venir en appui opérationnel pour la gestion de certaines instances (accueil, envoi des convocations,
émargement, documents d'instances, délibérations)
- Participer et rédiger les comptes rendus des réunions de direction
- Élaborer et proposer des procédures en lien avec les champs d'activité de la direction générale
déléguée facultaire
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes en intégrant les
priorités dans la gestion quotidienne et adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Suivi et gestion courante des demandes des agents facultaires : tenue des tableaux des congés,
suivi des conventions de telétravail , demande de formation et etc.
- Assurer le soutien logistique opérationnel au titre de la direction générale (locaux, matériels,
fournitures)

PROFIL RECHERCHÉ

Connaissances
Connaissance de l'organisation générale d'un établissement public (et plus particulièrement d'un
établissement d'enseignement supérieur et de recherche).
Connaissances administratives et financières.

Savoir-faire - Compétences opérationnelles
Solides capacités rédactionnelles
Excellente maîtrise des outils de bureautique et du web
Savoir gérer une activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

Savoir rendre compte
Mettre en oeuvre des procédures administratives
Autonomie et aptitude à évoluer dans un environnement professionnel en constante évolution, tant sur
le plan institutionnel que règlementaire
Savoir-être - Compétences comportementales
Être organisé, réactif, rigoureux, à l'écoute, avoir un très bon relationnel
Etre discret, fiable et autonome
Aptitude à travailler en équipe et de façon polyvalente
Sens du service public
Niveau de diplôme souhaité (le cas échéant)
Niveau IV - Baccalauréat ou diplôme équivalent