Secretaire Commerciale H/F - Esat Budget Medico Social

- Réalisation des facturations trimestrielles
- Traitement des impayés et suivi des créances clients tout au long de l'année
- Mise en oeuvre des relances clients (mail, courrier) selon un calendrier défini
- Mise à jour des tableaux de suivi des créances et paiements
- Suivi administratif des litiges de facturation
- Alerte et transmission des situations à la cheffe de service
- Édition et envoi des attestations clients annuelles
- Envoi des courriers d'information clients (augmentation de tarifs, taxe d'apprentissage)
- Saisie, mise en forme et suivi administratif des devis clients
- Création et mise à jour des comptes clients dans les logiciels de gestion
- Préparation, mise à jour et classement des contrats clients (annuels / N+1)
- Vérification des contrats à renouveler ou non
- Constitution des dossiers clients pour l'année suivante
- Mise à jour des tarifs dans le logiciel EIG
- Envoi des informations tarifaires aux clients
- Dépôt et actualisation des documents obligatoires sur les plateformes clients
(Actradis, e-attestation, etc.)
- Suivi des échéances de validité des documents contractuels
- Alerte en cas de non-conformité bloquant l'activité
- Suivi administratif des assurances (réception, vérification et relance des attestations)
- Vérification en début d'année de la conformité des documents des véhicules
(assurances, cartes grises, contrôles obligatoires)
- Classement, archivage et mise à jour des documents d'assurance
- Gestion administrative des litiges liés aux assurances
- Transmission des situations à la hiérarchie pour traitement
- Création et mise à jour des comptes fournisseurs
- Rapprochement factures / devis / bons de livraison
- Transmission des pièces à la comptabilité
- Vérification des devis et bons de commande non facturés en fin d'année
- Classement des documents fournisseurs
- Pointage hebdomadaire des feuilles de travaux et des passages
- Suivi des plannings d'activité (Google Drive)
- Mise à jour des bases de données clients et fournisseurs
- Archivage annuel des dossiers clients (N-1)
- Classement des documents administratifs scannés

Experience: Débutant accepté

Compétences: Alimenter et actualiser la base de données clients et prospects, classer, archiver les dossiers et les documents,Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement,Assurer l'ensemble des contacts sortants à destination des clients, non-clients, prospects, partenaires,Assurer le suivi post-vente,Créer, ouvrir les comptes des nouveaux clients (propositions commerciales, devis, commande/contrat, informations nécessaires à la livraison et à la facturation),Développer et fidéliser la relation client,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Gérer les réclamations de manière efficace,Mettre à jour, clôturer les dossiers des clients,Participer à l'élaboration d'un devis technique,Préparer ou établir des propositions commerciales, rédiger les offres de prix, élaborer des devis,Renseigner et mettre à jour des outils de suivi et de traçabilité de l'activité (tableaux de bord, relevés d'incidents, qualitéetc.),Répondre à un appel d'offre

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Aide par le travail

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de contrôle de soi : Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).