Secrétaire de Direction H/F - Direction de la Protection Judiciaire de la Jeunesse

Les activités du service

Le cabinet du directeur assure la continuité de la fonction de direction et son secrétariat. En relation avec le secrétariat général, il traite de questions relatives à la gestion des personnels, des locaux et des moyens matériels affectés aux services centraux de la direction. Il prépare les propositions de distinctions honorifiques. Il coordonne en outre l'ensemble des secrétariats ainsi que le suivi des courriers parlementaires, des questions écrites, des dossiers signalés ou réservés. Il met en place le plan de classement de la direction et en assure le suivi.

Le cabinet est dirigé par un chef de cabinet, assisté d'une adjointe. Le cabinet dispose pour assurer ses fonctions :

ü d'un secrétariat de direction, composé de deux secrétaires administratives

üd'un pôle administratif et logistique, composé de :

- une secrétaire administrative

- une adjointe administrative

- deux adjoints techniques-conducteurs automobiles

- d'une attachée en charge de la coordination du secrétariat et du pôle

Composition et effectifs du service

4 A, 3B, 3 C

Votre hiérarchie

Le chef de cabinet et son adjointe, la coordinatrice du cabinet

Vos interlocuteurs métiers

Directions d'administration centrale du MJ, sous-directions DPJJ, directions interrégionales PJJ, services des médailles de l'intérieur et du ministère des sportsVos activités principales

L'agent sera chargé de :

- l'accueil et la réception des appels téléphoniques ;

- la prise de rendez-vous et la gestion de l'agenda de la directrice et de son adjoint ;

- la réservation des salles de réunion ;

- la constitution des dossiers pour les rendez-vous, les réunions et les déplacements ;

- la frappe et la mise en forme de documents ;

- l'enregistrement et la gestion du courrier du cabinet ;

- l'archivage et le classement ;

- le suivi du tableau congés ;

- la gestion des déplacements du directeur et de son adjoint (recherche d'horaires, réservation des billets) en l'absence du gestionnaire des déplacements ;

- diverses tâches administratives relevant d'un secrétariat de direction.

- la gestion des mémoires de proposition de la médaille d'honneur de la protection judiciaire de la jeunesse, validité, recensement des pièces ;

- la préparation du comité de la MHPJJ en appui de la coordinatrice ;

- le soutien dans la préparation des évènements de la direction.

Connaissances
Maitrise des outils informatiques (Word - Excel
Connaissance du contexte institutionnel
Connaissance des enjeux distinctions honorifiques
Connaissance de la ligne hiérarchique

Savoir-faire
Recueillir des données
Rédiger
Synthétiser

Savoir-être
Sens de l'accueil, dynamisme et efficacité,
Réactivité et disponibilité, discrétion et rigueur, Organisation et sens du travail en équipe,
Anticipation et sens de l'initiative

Expériences professionnelles antérieures souhaitées

Expérience confirmée en secrétariat de direction d'autorités administratives