Assistant Administratif et Chargé d'Accueil - Communauté d'Agglomération du Niortais H/F - Structures de coopération territoriale

Le Pôle Développement Durable de Niort Agglo comprend 5 directions dans les domaines de la cohésion sociale, de
l'aménagement du territoire et du développement économique.
Pour répondre aux besoins transversaux de ces directions, le Service Administratif et Financier (SAF) assure l'appui administratif, financier et logistique du pôle.

Nous recrutons un(e) assistant(e) administratif(ve) et chargé(e) d'accueil, en contrat pendant 6 mois, pour renforcer l'équipe du SAF, en lien plus particulièrement avec la Direction de la Cohésion Sociale.

Assistante administrative - SAF :
En lien avec les assistantes du service, vous contribuez au fonctionnement administratif global du pôle et de la direction
de la cohésion sociale :
- Rédiger des courriers, comptes-rendus, notes ...
- Gérer le courrier entrant/sortant
- Préparer et organiser des réunions
- Assurer la gestion administrative du personnel : rédaction des ordres de mission, plannings de présence, congés,
télétravail ...
- Assurer la préparation et le suivi des délibérations, décisions et actes administratifs
- Classer, archiver et mettre à jour les dossiers

Assistance administrative - Contrat de Ville avec une attention particulière sur la thématique cohésion sociale :
En appui à l'équipe en charge du Contrat de Ville, vous assurez le suivi administratif des dossiers :
- Suivi des subventions :
- Rédiger les courriers d'intention et les pièces administratives associées
- Rédiger et suivre les demandes d'acompte et de solde garantissant le respect des échéances
- Gérer et mettre à jour les tableaux de suivi
- Organiser et classer les documents
- Faire le lien avec les porteurs de projets et les partenaires
- Préparer les documents nécessaires aux instances (bilans, synthèses...
- Suivi des conventions :
- Rédiger des conventions sans complexité particulière et les actes juridique associés
- Assurer le suivi des circuits de validation
- Vérifier le respect des engagements (notamment les pièces justificatives)
- Assurer l'exécution comptable dans le respect des délais
- Compléter le tableau de suivi
Suivi budgétaire et comptable :
- Établir les bons de commande/bons d'engagement et organiser la mise en signature
- Vérifier les imputations budgétaires

Accueil du public - Tarification sociale (Ma Carte)
Sur certaines périodes de congés, vous assurez l'accueil physique et téléphonique du public dans le cadre du dispositif de tarification sociale.
- Vos missions :
- Accueillir, informer et orienter les usagers
- Assurer la vente et le suivi de Ma Carte
- Vérifier la complétude des pièces justificatives
- Accompagner les usagers dans leurs démarches
- Contribuer à la qualité et à la fluidité de l'accueil
- Rembourser des prestations auprès des associations et des collectivités

Idéalement diplômé(e) d'un Bac +2 en gestion administrative, et/ou avec une expérience de plusieurs années à un poste
similaire.
Vous saurez mettre en avant vos principaux atouts :
- des qualités rédactionnelles, qui vont de pair avec votre maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
- de la rigueur et de la méthode, pour vous organiser de manière autonome dans votre travail.
- de La réactivité pour gérer plusieurs demandes simultanément.
- de l'adaptabilité pour travailler en équipe.
- Enfin, d'un excellent relationnel, vous serez en contact avec les usagers, les partenaires associatifs et les services internes, toujours dans le respect de la confidentialité des échanges.

Rejoignez nous sur ces missions variées et à dimension sociale !