Secrétaire Administratif - Secrétaire de Direction- Tribunal Judiciaire de Mont-De-Marsan H/F - Service Public

Le nombre de bureaux, 9 salles d'audience et les locaux permettent d'accueillir tous les acteurs de la juridiction. Le palais de Justice réunit sur un même site les différents services du tribunal judiciaire et les juridictions de l'arrondissement judiciaire. Il intègre dans ses locaux le CDAD mobilisé pour les actions d'accès au droit.

La présence des auxiliaires de justice et des partenaires au sein du palais permet de renforcer la qualité des échanges pour une action commune.

La sûreté est développée et présente au sein du palais de Justice et aux abords. La présence des contrôles d'accès, des circuits de circulation (circuit personnel sécurisé, public) permettent de sécuriser les flux privés et publics, d'assurer des espaces sécurisés de travail et un fonctionnement amélioré des services.

Un parking automobiles est réservé pour le personnel, avec des emplacements réservés aux personnes à mobilité réduite. Il y a des bornes électriques et des abris pour les deux roues.

Le palais de Justice est desservi par les transports en commun (navettes de bus) et la gare est située à proximité. Des aires de covoiturage sont existantes aux entrées de la ville. Les commodités sont à la périphérie du palais de Justice, le centre-ville est à 15 minutes.I. Secrétariat de direction

1. Gestion générale
- Accueillir et renseigner les différents interlocuteurs
- Gérer les agendas
- Élaborer des documents administratifs: rédaction des courriers et constitution des dossiers administratifs (synthèse de documents) ;
- Procéder au classement et à l'archivage des documents du service et des dossiers administratifs, dans les dossiers physiques et via le plan de classement

2. Formalités RH
- Accueil des nouveaux arrivants
- Remise du livret, des formulaires, des clés, contrats....
- Visite des locaux, présentation aux personnels
- États mensuels
- heures supplémentaires et astreintes
- vacations des réservistes
- Mise à jour du logiciel de gestion du temps de travail :
- création des nouveaux arrivants
- mise à jour des profils
- suivi des absences (maladie, formation, absences syndicales, grèves....)
- Constitution et mise à jour des dossiers administratifs
- Mise à jour des dossiers sur Harmonie
- Relations avec le service administratif régional:
- réception des notifications,
- notification auprès des agents,
- envoi des documents (arrêt maladie...)
- remise des cartes agents
- Gestion des campagnes
- CET, jours de fractionnement, journée solidarité, retrait des ARTT
- Suivi des visites médicales : prendre RDV pour les nouveaux arrivants, suivre les visites périodiques et solliciter les rendez vous,suivre les préconisations et l'état d'avancement des préconisations.
- Gestion des habilitations à la conduite des véhicules de service : preparer les habilitations, mettre à jour les habilitations

3. Gestion logistique:
- Suivi du stock des fournitures,
- Gestion des accès : attribution et suivi des badges du personnel et des agents extérieurs...
- Centralisation des demandes de consultation des archives
- Suivi flotte automobile

4. Gestion des vacations
4-1 des assesseurs TPE, TPBR, CIVI, pôle social
- pré-vérification des états
- centralisation des vacations aux fins de mise en paiement
- suivi des mises en paiement
4-2 des réservistes de la police nationale

II. Suivi de la cellule budgétaire

1. Gestion du budget de fonctionnement
- Exécuter la dépense: faire les devis, formaliser les DA, assurer les SF....
- Assurer le suivi des dépenses de l'arrondissement budgétaire

2. Suivi des marchés publics
2-1/ Entretien des locaux et vitrerie :
- suivre le marché et la réalisation des prestations
- participation aux contrôles qualité
- rendre compte à la DG des difficultés d'interventions aux fins de recadrage, pénalités....
- participer aux réunions suivi
2-2/ Exploitation - maintenance du site :

- saisir les demandes d'intervention dans la GMAO
- suivre les demandes d'intervention
- rendre compte à la DG des demandes d'interventions assurées et suivies

III. Suivi immobilier
- Constater les désordres immobiliers
- Assurer la saisine du prestataire d'exploitation maintenance ou solliciter la garantie décennale

- ...

CONNAISSANCES :

Circuits administratifs

Connaissance du statut général de la fonction publique et statuts particuliers

Connaissance des circuits administratifs

Organisation administrative et

judiciaire

Connaissance et maitrise des outils bureautiques

Outils de communication

SAVOIR-FAIRE :

Alimenter des tableaux de bord et statistiques

Appliquer les textes législatifs et réglementaires

Maîtriser les écrits administratifs

Maîtriser les nouvelles technologies

Maîtriser les rédactions particulières à l'emploi

Maîtriser les techniques de classement et d'archivage

Maîtriser les techniques d'accueil physique et

téléphonique

Organiser sa charge de travail

Travailler en équipe

Travailler en réseau

SAVOIR-ÊTRE :

Être autonome

Avoir le sens de l'organisation

Avoir le sens des relations humaines

Être à l'écoute

Être vigilant

Être réactif

Faire preuve d'initiative

Faire preuve de capacité, d'adaptation

Savoir anticiper

Faire preuve de discrétion