Secrétaire en Charge de la Formation H/F - Ecole Privee de Coiffure de Lyon

L'école de coiffure de Lyon 02 recherche son/sa secrétaire en charge des formations. Rattaché/e au Directeur de l'établissement, il/elle met en oeuvre tous les dossiers de l'alternance et gère le quotidien au sein du CFA

Activités principales
- Téléphone, suivi des mails, accueil, renseignement des élèves extérieurs et internes, relation avec les partenaires professionnels coiffure
- Pour le CFA : réalisation des dossiers alternance, émargement absences, retard des stagiaires, aide au permis, calendrier de formation, mise à jour des rémunérations, positionnement BTS
- Comptabilité : saisie des caisses modèles, enregistrement des chèques, remise en banque avec dépôt, prélèvement et rejet, tableau de bord règlement élèves lycée
- Gestion des MAF et MOF
- Suivi et commande des fournitures bureau
- Club Master : suivi des cotisations et préparation assemblée générale
- Assemblée générale école convocations et comptes-rendus
- Listing des classes écoles et lycées

Mise en oeuvre de la formation :
- S'assurer du respect du règlement intérieur
- Contacter et mettre en relation les patrons coiffeurs et les alternants pour signature d'un contrat
- Gérer les flux d'argent remise de chèques et remises d'espèces
- Rédiger les documents administratifs
- Récolter toutes les informations nécessaires sur le client pour une meilleure gestion du dossier
- Accueillir et répondre aux attentes des contrats
- Procéder aux modifications sur document administratif et rédaction de courriers divers
- Traiter et analyser le retour des documents administratifs comptes-rendus et informer le directeur de toute remarque

Savoir :
- Connaître la réforme de la formation
- Connaître les financements des formations
- Connaître les différentes formations proposées par l'association

Savoir-faire:
- Concevoir et adapter les outils pédagogiques
- Maîtrise du Pack Office et Internet
- Maîtrise du nouveau logiciel YPAREO

Savoir-être
- Définir ses priorités pour organiser son travail ; être réactif
- Avoir l'esprit d'équipe ; adopter un comportement relationnel approprié
- Ecouter et reformuler les demandes ; comprendre ses interlocuteurs et prendre en compte leurs attentes.
- Faire preuve d'adaptation ; compétences managériales appréciées

Modalités et avantages :
- CDI 35 h
- Mutuelle, prévoyance
- Prise en charge des transports 50%
- Service de coiffure

Selon profil, une formation interne en tutorat pourra être mise en place avec France Travail ; POEI, Préparation Opérationnelle à l'Emploi Individuelle.

Experience: 5 An(s)

Compétences: Gestion de projet,Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint),Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Gérer la communication interne et externe,Utiliser les outils numériques,Gérer et traiter des données (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi),Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison),Mettre à jour un dossier, une base de données,Collaborer avec les équipes pour optimiser les flux de travail

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement secondaire technique ou professionnel