Assistant de Gestion Administrative H/F - Institut de Formation Professionnelle en

Finalité :
L'assistant de gestion administrative H/F du pôle Europe est garant de la qualité du suivi administratif des différentes actions menées par le pôle dans son ensemble

Catégorie statut :
C Contractuel

Résidence administrative : IFPRA de Normandie Mont Saint Aignan

Missions principales :
- Gestion administrative des dossiers de mobilité

Constitution suivi et vérification des dossiers des bénéficiaires (apprentis, élèves, personnels).
Suivi et mise à jour des tableaux de bord (contrôle de cohérence)
Archivage dans le respect des règles établis.

Relations hiérarchiques :
Sous l'autorité du responsable du Pôle Europe vous serez intégré.e au sein d'une équipe composée de chefs de projets et de gestionnaires administratifs et financiers

Relations fonctionnelles :
En interne : pôle apprentissage, pôle DAF, CAFOP, AMI/CMA, pôle valorisation de l'offre
En externe : UFA (lycées), GRETA, DRAREIC

Spécificités :
CDD de 6 mois pour accroissement d'activité

Connaissances :
Connaissances en matière de procédures administratives, de classement, d'archivage et de dématérialisation.
Aisance dans l'utilisation des outils informatiques et logiciels, en particulier Excel et Word.
Aisance dans l'utilisation d'internet

Profil professionnel :
Rigueur et organisation
Respect des règles et des délais
Gestion des priorités
Capacité de travail en équipe
Sens de l'organisation et autonomie

Compétences opérationnelles :
Maitrise de l'outil informatique (Pack Office)
Maitrise des techniques de secrétariat
Capacité d'adaptation sur les outils informatiques

Experience: 12 Mois

Compétences: Classement, archivage,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques,Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison),Maintenir à jour les dossiers administratifs

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.