Secrétaire du Service Etudes et Travaux - Département des Hauts-De-Seine H/F - Conseils départementaux

Cotation : C2 Agent administratif et secrétariat
Au sein du pôle attractivité, culture et territoire, la direction de l'eau est engagée pour la protection et l'adaptation au changement climatique de la ressource en eau dans les Hauts-de-Seine. Au travers de sa compétence en matière d'assainissement, elle agit pour le transport des eaux résiduaires urbaines vers les stations d'épuration. Elle mène une politique volontariste de reconquête des berges de Seine, avec la réalisation d'une promenade bleue au long des 39 km du fleuve circulant sur son territoire. Elle conduit également une démarche intégrée du petit et du grand cycle de l'eau en contrôlant l'action du délégataire chargé des ouvrages d'assainissement, en réalisant des études et travaux visant à limiter le rejet des eaux usées en Seine, en promouvant une gestion alternative des eaux pluviales et la désartificialisation des sols.

La mission principale du poste est d'assurer le secrétariat pour l'ensemble du service et des unités, et d'assurer les liens internes et externes du Service Etudes et Travaux.

Missions principales:
- Gestion de l'agenda du Chef de Service et des chefs d'unité (tenue des plannings, organisations des réunions), du courrier entrant, des outils de pilotage de l'activité Orientation des appels téléphoniques, prise de message, restitution de l'information, suivi des réclamations du service.
- Rédaction de notes et courriers demandées par le Chef de Service et les chefs d'unités : enregistrement, mise en forme, suivi des parapheurs, envois et archivage.
- Participation aux réunions du service études et travaux, prise de notes, rédaction et diffusion du compte-rendu. Participation aux réunions techniques en tant que de besoin.
- Extractions depuis le logiciel Grand Angle des données permettant d'établir le suivi mensuel financier des dépenses consécutives à l'avancement des opérations, ainsi que de préparer les différentes étapes budgétaires. Aide au remplissage des différents tableaux de suivi correspondant.
- Assistance aux agents des unités assainissement et berges dans les relations usagers/villes/concessionnaires et dans la gestion des marchés : élaboration et mise en signature des déclarations de travaux, des déclarations préalables, tenue à jour des fiches astreinte pour les chantiers, réception des dossiers techniques (DOE/DIUO/synthèse CQ) permettant la perception des subventions et transmission aux services concernés...

Adjoint administratif territorial titulaire, ou contractuel issu d'une formation supérieure de niveau BEP/CAP ou équivalent.
- Connaissance de l'organisation du Conseil départemental et de la direction de l'eau, des pratiques en vigueur
- Bonnes expressions orales et écrites
- Maîtrise des logiciels bureautiques (Outlook, Word, Excel)
- Maîtrise des matériels bureautiques
- Anticipation, organisation, respect des délais, sens des priorités, discernement
- Qualités de synthèse et rédactionnelles
- Sens de l'accueil et sociabilité
- Confidentialité, discrétion, politesse
- Sens de l'accueil et sociabilité
- Autonomie et disponibilité
- Sens de l'écoute, diplomatie