Assistant de Direction H/F - Maison Accueil Protestante pour Enfants

L'Association Maisons d'Accueil Protestante pour Enfants (A.M.A.P.E.), reconnue d'utilité publique, a été créée en 1841. Son siège social est à CREST (Drôme). Elle accompagne aujourd'hui, dans le cadre de la protection de l'enfance, au sein de ses services répartis sur le département de la Drôme un peu moins de 180 enfants et leur famille.

Dans un contexte d'évolution et de structuration de notre organisation, nous recrutons un(e) Assistant(e) de Direction pour accompagner la Directrice Générale et contribuer au bon fonctionnement de la gouvernance associative.

Votre mission :
Véritable pivot administratif et organisationnel, vous assurez la fluidité du fonctionnement de la direction, la fiabilité des circuits d'information et la qualité des productions institutionnelles.
À ce titre, vous intervenez notamment sur les missions suivantes :
Assistanat de la Direction Générale
- Gestion et optimisation de l'agenda (priorisation des sollicitations, organisation des rendez-vous et déplacements)
- Organisation matérielle des réunions et temps institutionnels
- Gestion des courriers et courriels
- Rédaction et mise en forme de notes, courriers et documents de direction
- Filtrage et orientation des demandes internes et externes
Vie associative et gouvernance
- Organisation des réunions du Conseil d'Administration et des instances
- Préparation des convocations, ordres du jour et dossiers
- Rédaction et diffusion des comptes rendus et procès-verbaux
- Suivi administratif des adhérents
- Interface administrative avec les administrateurs
Gestion administrative et documentaire
- Suivi et diffusion du courrier entrant et sortant
- Organisation de l'archivage physique et numérique
- Garantie de la traçabilité et de la confidentialité des informations
- Mise à jour et gestion du système documentaire (procédures, référentiels, formulaires)
Communication institutionnelle
- Contribution à la communication interne et externe
- Mise à jour du site internet
- Participation à la rédaction de supports institutionnels
- Veille à la cohérence des contenus avec l'identité associative
Démarche qualité et coordination
- Suivi de la bibliothèque documentaire numérique
- Contribution à la démarche qualité
- Travail en transversalité avec les secrétariats des services pour harmoniser les outils et pratiques
Votre profil
- Très bonnes capacités rédactionnelles
- Sens aigu de l'organisation et des priorités
- Discrétion absolue et respect de la confidentialité
- Autonomie, fiabilité et sens des responsabilités
- Aisance relationnelle et capacité à travailler en transversalité

Conditions
- 9 congés trimestriels
- Poste transversal en lien avec l'ensemble des services et instances
- Réunions possibles en horaires décalés (Conseil d'Administration)
- Rémunération selon CCN 51 / expérience
- Attestation d'honorabilité requise
- Mutuelle d'entreprise prise en charge à 50%, CSE, chèques vacances, chèques cadeaux, tarifs avantageux cinéma,etc.

Candidature
Envoyez votre CV et lettre de motivation à :
AMAPE
Mr le Président
97 rue de la Calade - CS 40513
26401 CREST

Experience: 1 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer un accueil téléphonique,Archiver des dossiers et documents de référence,Classer des documents,Collecter et analyser des données, des informations,Mettre à jour un dossier, une base de données,Relayer de l'information,Utiliser les outils numériques,Maîtrise des outils bureautiques et numériques

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Hébergement social pour enfants en difficultés

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.