Assistant Administratif - Centre de Gestion H/F - Etablissements publics locaux
- Commercy - 55
- Fonctionnaire
- Etablissements publics locaux
Les missions du poste
Le Centre de Gestion recherche un assistant administratif pour des missions d'accueil et de secrétariat général à temps complet.
Accueil
- Accueil physique : réception du public et orientation
- Standard téléphonique : réception des appels, renseignements de premier niveau et transmission des appels aux différents services
Secrétariat
- Gestion du planning des salles : réservation des salles en fonction des demandes des services
- Gestion des conventionnements : centralisation des conventionnements des services conventionnés du Centre de Gestion, envoi des documents aux collectivités, préparation à la signature, suivi des retours
- Gestion des documents internes : ordres de missions, autorisations de conduite, bordereaux d'envoi
- Gestion des commandes : édition des bons de commande en fonction des besoins des services, suivi des commandes et du stock de fournitures
Gestion du courrier
- Courrier entrant : réception, indexation et numérisation
- Courrier sortant : affranchissement, envoi en nombre
Conseil d'Administration
- Préparation des réunions : rédaction et envoi des convocations aux réunions, gestion des présences et pouvoirs, préparation de la salle et des supports
- Documents administratifs : rédaction du procès-verbal et des délibérations, transmission des procès-verbaux
- Contrôle de légalité : envoi des documents administratifs (arrêtés, délibérations) au contrôle de légalité et gestion des retours
Le profil recherché
Le Centre de Gestion recherche pour ce poste un candidat qui fera preuve de discrétion en toute circonstance. Doté d'une capacité d'écoute développée, l'agent recruté devra être en mesure d'orienter correctement les tiers par téléphone ou physiquement vers les interlocuteurs dédiés.
Les compétences nécessaires à la prise du poste :
- connaissance du fonctionnement du Centre de Gestion
- maîtrise des règles juridiques d'élaboration des actes administratifs
- maîtrise des outils informatiques bureautiques usuels
- aisance rédactionnelle