Assistant de Direction - Darm - DAF H/F - Groupe Hospitalier Saintes – Saint-Jean-D'angely

Le service : La Direction des Affaires Financières (DAF) et la Direction des Achats et des Ressources Matérielles (DARM).Missions principales :

Accueil physique et téléphonique :
- Accueil des personnes ;
- Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques ;
- Gestion des relations du Directeur des Achats et des Ressources Matérielles et du Directeur des Affaires Financières.

Gestion des correspondances :
- Gestion de la messagerie électronique de la DARM et de la DAF ;
- Ouverture, tri, enregistrement et ventilation du courrier arrivé et gestion du courrier sortant ;
- Saisie des courriers émanant des deux Directions.

Mise en oeuvre et suivi des tâches administratives liées aux secrétariats :
- Organisation de réunions en tenant compte des contraintes de tous les participants et des moyens à disposition ;
- Prise de rendez-vous, tenue et suivi de l'agenda des Directeurs ;
- Traitement et mise en forme de documents divers ;
- Préparation et suivi de dossiers ;
- Organisation et gestion du classement physique et numérique et de l'archivage.

Missions spécifiques (DARM) :
- Organisation et secrétariat des réunions induites par la dimension territoriale de la fonction Achats et par les structures de coopération inter hospitalières existantes ;
- Saisie et suivi sur le logiciel ELAP PLANNING des éléments de gestion du temps de travail des agents et des cadres de la DARM
- Suivi et traitement des contraventions du Groupe Hospitalier Saintes-Saint Jean d'Angély ;
- Mise à jour des organigrammes des services composant la DARM.

Missions spécifiques (DAF) :
- Gestion des plannings et congés des agents dans ELAP ;
- Lien avec la formation continue pour le suivi des formations agents ;
- Gestion du courrier et de la boite mail ;
- Gestion des notifications ARS avenants CPOM à faire signer par la DG ;
- Gestion des commandes de fournitures ;
- Planification et organisation de réunions (date et lieu, réservation de salles, convocations).

Horaires : Temps partagé entre deux directions fonctionnelles 50% DARM / 50% DAF ; 9h - 17h du lundi au vendredi ; repos fixes ; RTT.

BTS Assistant de Manager (niveau III) ou équivalent ;
Expérience sur un poste similaire en milieu complexe, idéalement en milieu hospitalier ;
Connaissances relatives aux organisations en établissements publics de santé ;
Maîtrise de la gestion quotidienne d'un secrétariat de Direction ;
Maîtrise de l'organisation de réunions et d'évènements institutionnels ;
Excellente expression écrite et maîtrise de la prise de notes, de la rédaction, de la mise en forme de documents ;
Excellente maitrise des outils informatiques : bureautiques (Pack Office : Word, Excel, Power Point), TIC, agenda partagé ; capacités d'adaptation sur des logiciels métiers.
Capacité de réactivité, en raison de la nécessité de travailler parfois dans l'urgence ;
Sens des priorités, de l'organisation, rigueur ;
Qualités relationnelles marquées ;
Discrétion ;
Écoute, respect du fonctionnement hiérarchique ;
Capacité à travailler en équipe ;
Ouverture d'esprit.