Secrétaire au Pôle Chargé de Mission H/F - Service Public

Au sein du secrétariat général du Gouvernement, le pôle des chargés de missions assure la coordination interministérielle dans les matières relevant de leur compétence.

Il supervise la préparation des textes inscrits à l'ordre du jour du conseil des ministres.

Il veille à la qualité et à la sécurité juridique des décisions et des textes soumis à la signature du Premier ministre.

Il a, à ce titre, pour rôle d'organiser le travail interministériel, de suivre la préparation, la validation politique, l'adoption et la mise en oeuvre concrète des textes présentés en conseil des ministres, ainsi que de l'ensemble des textes présentés à la signature du Premier ministre.

Le suivi des différents secteurs de l'activité gouvernementale par le SGG est réparti en 9 pôles thématiques. Neuf chargés de mission et huit chargés de mission adjoint assurent ces missions dans leur domaine de compétence, en lien avec le cabinet du Premier ministre. En plus des chargés de mission, un chargé de mission généraliste est chargé des questions transversales et vient en appui aux pôles dont la charge de travail le justifie. Les secrétariats comptent 9 secrétaires.Les missions du ou de la titulaire du poste sont:

- La tenue des agendas des chargés de mission et de leurs adjoints;

- Le suivi des messageriesde chaque pôle de chargés de mission et la diffusion des mails, notamment pour l'organisation de rendez-vous ou de réunions interministérielles ;

- La gestion de l'information, du classement et de l'archivage;

- L'accueil téléphonique ;

- L'organisation des réunions interministérielles en présentiel ou en distanciel ainsi que la préparation et la diffusion des dossiers et documents aux différents interlocuteurs concernés (convocations, comptes rendus, notes...) ;

- La mise en oeuvre des procédures et du formalisme imposé;

- Le travail de recherche et de vérification des documents avant transmission aux interlocuteurs identifiés.

Savoirs:

Expérience de 3 ans a minima en administration centrale;

Méthodes et normes de gestion de l'information;

Techniques d'organisation;

Maitrise des outils bureautiques et collaboratifs (Word, Outlook, Internet, Excel, ...);

Compétences rédactionnelles.

Savoir-faire:

Mettre en forme un document;

Organiser une réunion;

Prioriser;

Rechercher des données et des informations;

Exploiter et diffuser des informationsen respectant leur caractère confidentiel ;

Travailler en équipe;

Savoir- être:

Sens de l'organisation;

Curiosité intellectuelle;

Réactivité;

Capacité à gérer les pics d'activité;

Sens de l'initiative et des responsabilités.