Assistant de Gestion Administrative - Hyeres les Palmiers H/F - Communes

Le Service Patrimoine Bâti de la Direction des Services Techniques assure la programmation et la réalisation des travaux de construction, de réhabilitation et de maintenance des bâtiments et des équipements municipaux.
Dans le cadre du remplacement d'un agent, la Ville d'Hyères recrute un Assistant de gestion administrative (h/f).
Rattaché(e) au pôle Administratif, vous collaborerez étroitement avec la Cheffe de Service.
Le service Patrimoine Bâti compte au total 63 agents mobilisés pour l'entretien, la valorisation et la modernisation du patrimoine communal.

Activités :

Exécution des missions et tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement du service : tout travail bureautique de toute nature, accueil, organisation de déplacements, préparation de réunions, traitement du courrier, référent Parapheur Électronique, gestion et achats des consommables,
Accueil téléphonique et électronique, gestion des demandes d'interventions,
Référent des marchés publics du bureau d'études : suivi des plannings et des échéances, fiches de renseignement, suivi administratif des marchés (révision de prix, pièces à réclamer, bilans annuels, classement, archivage, ...),
Référent RH : gestion des absences - planification des congés, gestion du plan de formation des agents, montage des formations spécifiques, tenue des fiches de postes, exécution de toutes tâches en lien avec les RH, référent RGPD,
Participation à la tenue des dossiers techniques de bâtiments (dossiers accessibilités, dossiers amiante, dossiers légionelle, etc.)
Établissement des tableaux annuels des charges à imputer aux tiers (MTPM, organismes, associations, etc.)

Activités annexes :
Toute tâche professionnelle complémentaire nécessitée par les événements ou demandée par les besoins du service.

Profil demandé :

Expérience souhaitée en qualité d'Assistant(e) de Direction
Permis / Habilitations Requises : Utilisation d'un véhicule du pool.

Savoir-faire :

Connaissance des techniques de gestion administrative et de secrétariat
Connaissance de l'outil informatique et des techniques de bureautique
Circuit et procédures administratives
Tableaux de bord / outils de planification et suivi
Connaissance des différents types de contrats ou procédures de marchés

Savoirs :

Organiser des réunions et rédiger le compte rendu
Maîtriser l'outil informatique et bureautique (Tableurs, page d'écriture, mise en forme)
Renseigner les tableaux de bord
Capacité d'adaptation, polyvalence

Savoirs-être :

Esprit de synthèse
Esprit d'équipe & sens de l'organisation
Esprit d'initiative
Anticipation
Rigueur
Disponibilité, adaptabilité
Réactivité & efficacité
Qualités relationnelles
Autonomie dans l'organisation du travail