Assistant·e de Direction H/F - Université Paris Cité

L 'UFR LCAO est une composante d'études aréales portant sur quatre grands pays d'Asie orientale appartenant au « monde sinisé » : Chine, Corée, Japon, Vietnam. Si la culture chinoise constitue le
socle commun de ces quatre pays, chacun n'en possède pas moins sa propre langue et une culture spécifique. Cette spécialisation dans quatre aires géographiques distinctes a rendu nécessaire une
organisation en quatre sections possédant chacune son histoire et largement autonome dans l'organisation de ses enseignements. L'appartenance des quatre aires de spécialité au « monde sinisé »
assure l'unité et la cohérence de l'ensemble. L'UFR LCAO dispose d'une bibliothèque d'UFR spécialisée dans les sciences humaines et sociales de l'Asie orientale, proposant en libre accès plus de 80 000
monographies dans les quatre langues d'études de l'UFR et un catalogue en ligne. Faire appel à des ATER et des Maîtres de langues et Lecteurs est une spécificité de l'UFR LCAO pour pouvoir assurer la soutenabilité de ses formations en langues asiatiques.
Les 40 EC de l'UFR LCAO sont secondés par plus de 15 Maîtres de langue, Lecteurs et ATER assurant une part importante de la formation linguistique. Ils sont rémunérés avec les Moyens complémentaires d'enseignement de l'UFR LCAO, mais ils sont indispensables à la soutenabilité de ses maquettes et
l'UFR LCAO a obtenu des instances de Paris Diderot que ce contingent soit considéré comme faisant partie de son potentiel pérenne.L'assistant.e de Direction a pour principales missions :

1. Gestion administrative

- Assurer l'assistance technique et logistique (accueil, interfaces E/C, BIATSS, ML, partenaires,
archivage...)
- Prendre en charge les nouveaux arrivants
- Réaliser les actes administratifs : enregistrement et diffusion des courriers, secrétaire de séance des
conseil d'UFR, actes liés aux élections...

2. Communication

- Assurer la communication interne : diffusion informations, notes ou directives, affichage interne
- Tenir à jour les listes de personnels et listes de diffusion

3. Logistique

- Assurer la gestion des clefs, fournitures, consommables
- Mettre à disposition des enseignants les matériels vidéos et suivi
- Prendre en charge les différentes manifestations (pot d'accueil, fête du nouvel an lunaire, pot
étudiants, visite d'ambassadeurs de présidents d'universités de Corée du Sud ou de Chine, gestion
tournage télévisuel, ...)

4. Formation continue

- Assurer la gestion, le suivi administratif et financier des actions de formation professionnelle et
continue (DU, Topik,...) sur CanditOnLine notamment
- Garantir l'information des usagers
- Assurer le suivi des résultats et élaboration des procès-verbaux sur APOGE

5. Gestion des heures d'enseignement

- Accompagner les enseignants (titulaires, CDD, vacataires) dans OSE
- Suivre, saisir les HC/HS
Assurer la mise en paiement

Connaissances

- Connaissance de l'organisation et le fonctionnement d'un EPCSCP
- Connaissance de l'offre de formation de l'UFR
- Connaissances des différents publics de formation continue
- Connaissance des réglementations liées à la fonction publique et à la formation initiale et
continue
- Connaissances de l'anglais souhaité
- Outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Thunderbird...)
- Apogée, ADE, OSE, Amétys, Zoom, CandidtOnLine...

Savoir-faire - Compétences opérationnelles

- Planifier des activités en tenant compte des priorités et des échéances
- Evaluer et hiérarchiser les activités - Savoir anticiper les actes administratifs
- Bonne capacité rédactionnelle - Utiliser les logiciels nécessaires à la gestion des dossiers

Savoir-être - Compétences comportementales

- Sens de l'organisation
- Réactivité, sens de l'initiative
- Rigueur et fiabilité
- Sens de l'accueil