Assistant de Direction H/F - Service Public

Missions et activités principales :
Placé sous l'autorité hiérarchique du chef de cabinet, l'agent assiste de manière privilégiée le DRAC adjoint et le secrétaire général. Il travaille en étroite collaboration et complémentarité avec son binôme, assistant du directeur régional, dont il assure au besoin l'appui ou le relais (absences, congés).
Il est en charge des missions suivantes:

1- Secrétariat de direction :
- permanence et accueil physique du secrétariat de direction;
- gestion des sollicitations(appels et courriels), notamment la boîte fonctionnelle du secrétariat de direction;
- réception, transmission et suivi du courrier entrant et des parapheurs à l'attention de la direction;
- attribution et suivi des commandes de la direction aux services: projets de notes ou courriers-réponse, éléments à l'attention des préfets;
- transmission au SGAR des documents pour signature de la préfète de région, suivi de traitement et publication au recueil des actes administratifs, le cas échéant;
- à la demande de la direction, production et/ou mise en forme de supports écrits,diffusion d'informations en interne, enregistrement ou classement de la documentation à conserver;
- appui matériel à la direction: gestion des ordres de mission et états de frais, commandes de fournitures

2- Gestion des agendas:
- tenue des agendas: assurer la programmation des rendez-vous, réunions et déplacements (anticipation, résolution des conflits de dates...), tant internes qu'externes;
- organisation matérielle des réunions et déplacements : réserver les salles, fiabiliser les temps de trajets, gérer les liens de visioconférence, solliciter les ordres du jour et listes de participants...
- préparation des dossiers en amont des échéances : collecter les éléments (notes, projets de discours) auprès des services et les mettre à disposition de la direction en temps utile.

3- Préparation des réunions et événements mobilisant la direction:
- rôle de référent pour l'organisation et le suivi des instances de dialogue social (CSA et formation spécialisée santé, sécurité et conditions de travail) : en lien avec la SG, établissement du calendrier annuel, formalisation, suivi de validation et diffusion des convocations, documents liés et PV d'instances;
- participation à l'organisation des réunions ou événements stratégiques de la DRAC: bilatérales annuelles SG / UDAP, séminaires internes, signatures ou visites officielles, journées régionales, etc.

4- Autres missions:
- l'agent fait partie des référents locaux pour la gestion des cartes-agents (accès sécurisé à certains outils).
- d'autres missions pourront être confiées au besoin, notamment en lien avec le rôle d'assistant auprès du secrétaire général ou pour garantir la continuité de service.

Compétences techniques :
- statut général et organisation de la fonction publique
- connaissance du fonctionnement et des missions d'une DRAC (souhaité, non requis)
- règles de l'expression écrite et orale (communication administrative)
- maîtrise des outils informatiques courants: mails, outils bureautiques, plateformes collaboratives
Savoir-faire:
- savoir travailler en équipe et rendre compte de son activité
- savoir anticiper, maîtriser les délais, alerter au besoin
- savoir mettre en oeuvre une règle, une procédure, une charte (modèles de documents)
- savoir communiquer avec des interlocuteurs divers
Savoir-être:
- discrétion, neutralité et respect de la confidentialité
- rigueur et réactivité
- autonomie, sens de l'organisation et des priorités
- bonnes aptitudes relationnelles