Agent de Gestion Administrative - Mairie de Maubeuge H/F - Communes

Au sein du service affaires administratives, recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service

- Gestion des courriers papier des usagers (demande de location de salle, demandes de stage, dossiers d'urbanisme...) remis à l'accueil de la mairie, enregistrement sur un registre et transmission au service courrier pour traitement et diffusion via le logiciel courrier
- Gestion des envois d'avis de mention d'état civil
- Gestion des prises des rendez-vous pour les demandes de cartes nationales d'identité et passeports via le logiciel Synbird
- Affichage de documents et d'informations (arrêtés préfectoraux, bans de mariage, affichage électoral, planning des permanences...)
- Préparation et mise en forme de dossiers administratifs
- Réalisation de travaux de bureautique
- Tri et archivage de documents relatifs au service affaires administratives (état civil, cimetières, élections, recensement)
Activités annexes :
- Peut recevoir du public et des appels téléphoniques
- Délivrance de documents divers
Conditions d'exercice :
- Travail en bureau
- Travail en équipe au sein du service
- Travail le samedi par roulement
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité

- Expérience dans un emploi similaire souhaitée
Savoirs :
- Règle de base en orthographe, syntaxe et grammaire
- Vocabulaire professionnel du service
- Techniques et outils de communication
- Logiciels de bureautique et logiciels métiers (état civil, élections, CNI, passeports)
- Activités, fonctionnement et partenaires du service
- Techniques de secrétariat
- Techniques de classement et d'archivage
- Organisation de la collectivité
- Connaissance des techniques d'accueil
Savoirs faire :
- Respecter les procédures du service
- Respecter les délais d'affichage et de mise à jour des documents et des informations
- Utiliser l'outil informatique et les logiciels métiers
- Saisir des documents de formes et contenus divers en respectant la charte graphique
- Réceptionner et orienter les courriers électroniques et papier
- S'exprimer correctement oralement et par écrit
- Trier et archiver des dossiers de manière simple et accessible à tous
- Savoir reformuler une demande, prendre un message et retransmettre
- Faire preuve de polyvalence
Savoir être :
- Sens du service public
- Sens du travail en équipe
- Discrétion professionnelle et de neutralité
- Disponibilité, organisation et réactivité
- Diplomatie et aisance relationnelle
- Etre à l'écoute des besoins du service