Chef de Projet Évènementiel Grand Public H/F - RC Strasbourg Alsace

Introduction

Le/La Chef de projet évènementiel grand public aura pour mission, de contribuer au bon fonctionnement de l'activité globale du service événementiel grand public en participant à l'organisation des événements se déroulant dans l'enceinte du stade de la Meinau, jour de match et hors match.
Offres emploi sport
Il/elle contribue à garantir une expérience spectateur optimale, en coordonnant les équipes terrain, en assurant le suivi opérationnel des actions, et en veillant à l'application fluide des dispositifs humains et techniques.

Rattaché(e) à la responsable évènementiel Grand Public, il/elle travaillera de façon transversale en interne au sein de son service ainsi qu'avec l'ensemble des autres acteurs impliqués dans l'organisation des événements.
Voir plusCasques et équipements audiovisuelsFreelance sportCDI sport

Missions & Responsabilités

* Missions match-day (toutes équipes)

- Planifier et coordonner l'ensemble de la logistique événementielle liée aux matchs : (techniques, organisationnels et matériels).
- Garantir la coordination entre les différents services internes et les prestataires.
-Assurer la coordination opérationnelle des buvettes, et tous points de restauration grand public.
-Assurer la coordination des espaces publics.
-Travailler conjointement à l'élaboration du briefing et à la bonne mise en place des équipes.
-Remonter les besoins matériels/logistiques aux responsables.
-Garantir la bonne application des opérations commerciales et opérations spéciales.

* Gestion de la fan zone
Emplois Management Sportif
-Concevoir ou co concevoir de nouvelles expériences spectateurs en lien avec la responsable
-Coordonner la thématisation de la fan zone (mise en scène, ambiance, décorations).
-Piloter les animations grand public (stands, jeux, shows, artistes, mascottes).
-Superviser les prestataires liés aux installations
-Superviser le bon déroulement des animations avant/pendant/après match.

* Animations Pelouse & Protocolaires

-Participer à la coordination opérationnelle des animations terrain d'avant et après-match (protocoles : entrée des joueurs, logo géant, drapeaux, etc...) en lien avec le service.
-Conjointement avec le responsable évènementiel participer au respect du timing, qualité des séquences, coordination optimale avec la régie et des standards du club.

* Missions hors-match grand public

-Gérer et coordonner des événements hors matchs internes :
-Gérer la logistique : choix des lieux, prestataires, restauration, flux, matériel, mise en scène, suivi budgétaire.
-Garantir la satisfaction des clients « internes » et externes partenaires et renforcer leur attachement au club.
-Assurer la présence terrain et le suivi des prestataires pendant l'événement.
-Contribuer à renouveler la proposition et la création de nouvelles idées et formats d'activation familiale et enfant
-Intervenir et coordonner d'autres événements ponctuels ou spécifiques (promotionnels, institutionnels, associatifs, internes).
-S'assurer de la cohérence de l'image du club et de la qualité des activations terrain.

* Gestion des Prestataires & Logistique
Emplois Management Sportif
-Assurer le lien opérationnel entre les prestataires : technique, son, vidéo, lumière, animation, restauration sécurité...
-Participer aux réunions préparatoires et aux briefings de production.
-S'assurer du respect des cahiers des charges opérationnels.
-Réaliser un suivi précis des besoins et incidents à remonter au Responsable.

* Suivi et reporting

-Participer à la réalisation des bilans post-événement (retours qualitatifs et quantitatifs).
-Conjointement avec le responsable évènementiel assure un reporting précis au directeur de la production évènementiel après chaque événement :données terrain (flux, temps d'attente, ruptures, satisfactions), retour clients, incidents ou points d'attention
-Proposer des actions concrètes d'amélioration continue.

* Gestion budgétaire

-Participer à la préparation des budgets opérationnels pour les matchs et événements hors match.
-Assurer un suivi rigoureux des dépenses sur son périmètre (animations, logistique, prestations, matériel, consommables).
-Réaliser des devis comparatifs (min. 2 fournisseurs) avant tout engagement, pour garantir le meilleur rapport qualité/prix.
-Proposer des arbitrages pertinents et argumentés (achat vs location, choix des prestataires, simplification de dispositifs).
-Veiller à une optimisation des coûts en lien avec le contrôle de gestion, tout en garantissant une expérience spectateur qualitative.
-Mettre en place des solutions permettant d'optimiser les coûts
-Remonter les alertes budgétaires au Responsable Evènementiel Grand Public et directeur de la Production Evènementiel.
-Tenir à jour les outils internes : tableaux de suivi budgétaire
-Anticiper les besoins matériels et humains afin d'éviter les achats d'urgence et les surcoûts.
Emplois Management Sportif

Profil & Compétences

* Expérience dans le monde de l'évènementiel (minimum 3 ans d'expérience)
* Expérience terrain sur jour de match, fan zones ou événements grand public à grande échelle.
* Expérience significative en gestion budgétaire et optimisation des dépenses

Les « savoir-faire » :

- Maitrise des outils pack office
- Relationnel fournisseurs et prestataires
- Capacité managériale avec des prestataires externes
- Suivi budgétaire et reporting
- Capacité à gérer des flux importants

Les « savoir-être » :

- Capacité à bien travailler en équipe
- Rigueur, autonomie et proactivité sur le terrain
- Sens de l'organisation
- Volontaire
- Flexibilité horaire
- Créatif pour proposer des éléments différenciants
- Très bonne communication pour savoir travailler en transverse
- Capacités à gérer des imprévus et à proposer des solutions