Assistant d'Agence H/F - France Travail

Nous recherchons un(e) Assistant(e) d'agence pour la société , entreprise familiale d'environ 150 salariés.

Missions Administratives:
- Accueil téléphonique
- Courrier administratif
- Classement

Missions Exploitation:
- Suivi des commandes produits et stock sur les sites
- Suivi des commandes fournitures
- Suivi du parc véhicule ( suivi des révisions, entretien, carte grise, assurance )
- Réception des livraisons
- Gestion et tri des e-mail entrants
- Transmission des informations au bons interlocuteurs
- Orientation et répondre aux demandes internes et externes
- Mise à jour des dossiers clients et fournisseurs
- Transmissions des consignes aux équipes opérationnelles
- Aide au suivi qualité ( saisie des rapports, suivi des notes propreté des hôtels ..)
- Saisies des informations liées aux prestations ( heures , contrôles, planning du chef d'équipes et agents de propreté)
- Déplacement sur les sites

Missions Comptabilités:
- Relance clients
- Classements des factures fournisseurs
- Accuser la réception des mails clients et traitement des litiges de facturation
- Création et envoi des factures clients

Missions RH:
- Etablir des fiches de poste
- Suivi des documents d'identité des salariés
- Etablir les contrats de travail et avenants
- Suivi des visites médicales
- Suivi des dossiers mutuelle
- Aide pour la mise en place d'outils RH
- Aide à la réalisation des plans de prévention

Place dans l'organigramme:
- Sous la responsabilité du Président et de la Responsable d'exploitation

Moyens humains et matériels:
- Base de données commerciales et RH
- Logiciel clients
- Logiciel de Paie

Contraintes du poste:
- Stress
- Gestion des urgences
- être polyvalente

Relation professionnelles:
Internes : Président, Responsable RH, Responsable d'Exploitation
Externes : Clients, organisme sociaux

Poste :
-CDI
- 35H / semaine
- horaires 9h-17h du lundi au vendredi
- EA1 12€63 brut / heure

Connaissance du secteur de la propreté ( appréciée )
Une première expérience en secrétariat est souhaitée.
Connaissance des cycles clients et fournisseurs.
Rigueur et sens du détail
Organisation et autonomie
Discrétion et respect de la confidentialité
Capacité à gérer plusieurs taches en parallèle.

Experience: 12 Mois

Langues: Espagnol souhaité,Portugais souhaité

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Nettoyage courant des bâtiments

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.