Secrétaire des Services RH et Patrimoine H/F - Service Public

Sous la double responsabilité de la Directrice des Ressources Humaines et du Directeur patrimoine, vous assurez des activités de gestion administrative et le secrétariat pour les 2 services.Activités transverses aux 2 services:

- Traiter le courrier entrant et sortant;
- Gérer les agendas (DRH / DRH Adjointe et personnels du service patrimoine);
- Classer et archiver;
- Saisir et mettre en forme des documents divers (courrier, convocation, etc...)
- Participer aux missions transversales de la DRH et service patrimoine;

Activités spécifiques RH :

- Saisir dans des fichiers partagés à l'attention des DUG et chefs de service les arrêts de travail
- Suivre les décharges de services et autorisations d'absence syndicales;
- Suivre et remplir les formulaires de recensement des effectifs grévistes;
- Assurer une partie de la gestion comptable du service: saisie des bons de commande et services faits de certaines dépenses (Cadhocs, CESU...) et prise en charge les factures liées à la médecine du travail et de prévention (cotisations, expertises etc.)
- Réceptionner, vérifier et saisir les demandes d'allocations télétravail et de Forfait Mobilité Durable
- Participer au suivi de la campagne d'entretiens professionnels
- Gérer les fournitures et petits matériels;
- Prendre des notes et rédiger les procès-verbaux des réunions F3SCT.
- Assurer le classement et le tri des dossiers administratifs des agents

Activités spécifiques Patrimoine :

- Assurer le suiviadministratifdes contrôles réglementaires des ascenseurs, électricité, sécurité incendie ...
- Télécharger et enregistrer les divers rapports de vérification émanant des bureaux de contrôle.
- Classement du répertoire patrimoine et suivi
- Suivi des avenants, PV de réception, levées de réserves ...

Connaissances :

Techniques d'accueil physique et téléphonique

Outils bureautiques et suite office : Word, Excel, Outlook,Powerpoint

Compétences opérationnelles :

Capacité à s'approprier et respecter des procédures

Prise de note et rédaction de documents administratifs

Analyse, tri et enregistrement du courrier et d'autres documents

Gestion des agendas et planification des rendez-vous

Prise en charge et traitement de dossiers de manière autonome

Programmation et suivi des actions

Respect des délais et des échéances

Compétences personnelles et relationnelles :

Rigueur et organisation

Capacité à s'adapter et à gérerles priorités

Aisance relationnelle

Travail en équipe