Gestionnaire Administratif en Service Départemental et en Service Régional H/F - Office Français de la Biodiversité (OFB)

La direction régionale Occitanie de l'OFB, qui regroupe 271 agents, est structurée autour d'un siège à Toulouse en Haute-Garonne (31) et d'une antenne à Grabels dans l'Hérault (34). Elle est organisée autour d'un DR, de 2 DRA, de 4 services régionaux (administratif, connaissance, police et appui aux acteurs et mobilisation du territoire), de 13 services départementaux implantés sur 18 sites, au plus près des enjeux territoriaux ainsi que du Parc naturel marin du golfe du Lion qui protège 4 010 km² de surface maritime.Mission

Le gestionnaire administratif partage son temps de travail auprès de deux services de la DR Occitaniebasés sur le même site :

- Le service départemental de la Haute Garonne: Sous l'autorité du Chef de Service départemental (CSD), le gestionnaire administratif apporte un soutien administratif au service, en assurant des missions d'accueil, gestion du standard, de secrétariat, de logistique et d'intendance. Il/elle est chargé(e) de la préparation et du suivi des dossiers administratifs. Il/elle apporte également sa contribution en tant que personnel de proximité dans les domaines comptable, budgétaire, logistique, de la gestion des ressources humaines ainsi que sur divers champs techniques.
- Le service régional administratif: Sous l'autorité de la cheffe de service, le gestionnaire est chargé de la gestion immobilière et du suivi des implantations de la DR Occitanie.

Activités principales

Activités principales au sein du service départemental de la Haute Garonne:

Accueil / Secrétariat

- Assurer l'accueil téléphonique et physique (public, sociétés de maintenance, facteur...)
- Gestion du courrier et de l'archivage numérisé et papier
- Gestion des fournitures administratives (évaluation des stocks/besoin, liste des achats)

Appui comptable, budgétaire et logistique

- Assurer la commande, la réception, la vérification des livraisons, et la transmission du service fait au service administratif régional
- Appuyer les correspondants logistiques dans le suivi de l'inventaire du matériel individuel et collectif
- Recenser et gérer les besoins de fonctionnement en matériel de fournitures administratives, et techniques, maintenance/entretien et calibrage de matériels techniques (courantomètres, salinomètres, outils de mesures, etc.)
- Appuyer le Chef de service départemental dans le suivi du parc automobile (entretien, révision, commandes...)

Appui à la gestion des Ressources Humaines

- Assurer l'accueil des nouveaux arrivants
- Assurer la transmission, la vérification et le suivi de documents liés aux ressources humaines (promotion, recensement des grévistes, Compte épargne temps, accident du travail...)
- Assurer le suivi des formations
- Assurer le suivi des visites médicales en lien avec le service régional administratif

Activités principales au sein du service régional administratif:

Participer au suivi de l'entretien et du bon fonctionnement des implantations de la DR Occitanie:

- Assurer un suivi régulier du bon entretien des implantations, notamment la mise en oeuvre des contrôles réglementaires.
- Assister les responsables de site dans la mise en oeuvre des travaux d'aménagement ou de rénovation des implantations
- Etre l'interlocuteur des services sur leurs besoins en moyens logistiques sur leurs implantations.

Accompagner les services dans la recherche de nouveaux locaux:

- Accompagnement des services des visites sur place des différents locaux proposés et coordination avec le technicien informatique et le conseiller de prévention régional;

Fonctionnaire de catégorie B ou contractuel détenteur d'un diplôme de niveau Bac minimum.

Compétences et qualités requises

Connaissances :

- Connaissance du fonctionnement administratif
- Connaissance en matière de gestion immobilière (contrôles réglementaires, etc)
- Connaissance des politiques publiques et de la réglementation dans le domaine de la biodiversité souhaitée

Savoir-faire opérationnel :

- Qualités rédactionnelles - Sens pratique
- Travailler en réseau et favoriser le travail collaboratif
- Maitrise des logiciels de bureautique

Savoir-être professionnel :

- Bonne expression orale,
- Sens du relationnel,
- Sens de l'organisation,
- Sens de l'initiative,
- Savoir rendre compte.