Gestionnaire Administratif au Pôle Animation - Ref 260 H/F - Université de Toulouse

La Direction Formation et Vie Etudiant (DFVE), rattachée au domaine du DGS adjoint à la Formation et à la Vie Universitaire, comprend les services centraux de scolarité et paramétrage des SI scolarité, ainsi que les services dédiés à l'accompagnement de la vie étudiante. La DFVE compte 33 agents.

Le pôle animation, soutien aux associations et accompagnement de la vie universitaire sous la responsabilité de la cheffe de service, comprend 4 agents qui assurent le soutien à la vie étudiante et associative ainsi que l'animation de campus.Le/la gestionnaire administrative assure la gestion administrative des animations à destination des étudiants et la gestion des contrats étudiants en garantissant le respect des procédures et les délais.

Missions principales :

- Gestion administrative et organisation des animations (élaboration et suivi des plannings, suivi des validations internes, suivi des inscriptions, coordination et mise en place, rédaction des bilans)

- Petite logistique pour les stands et animations du pôle (conduite de véhicules, courses)

- Commandes et devis divers

- Suivi des contrats étudiants (recrutement, liasses, déclaration des heures)

- Réservation de salles

Missions secondaires :

- Réalisation de supports de communication et mises à jour des pages du site internet

- Mise en ligne des offres d'emplois (Ksup)

- Edition de tickets GPL pour les interventions de maintenance diverses

- Participation à l'activité du service, collaboration étroite avec les autres membres du service et notamment être le relai vie associative en cas d'absence de la gestionnaire administrative vie associative.

Connaissances

Connaissance du fonctionnement général de l'université
Bases de la commande publique
Capacité à se repérer sur le campus
Connaissance du monde associatif.

Savoir-faire techniques

Organisation et logistique pour les diverses animations et évènements (montage des stands, organisation des salles, etc.) pour comprendre et accompagner les demandes diverses
Gestion administrative courante (vérification et suivi des dossiers, mise en forme des parapheurs, rédaction de mails et courriers, etc.)
Aisance à maîtriser de nouveaux outils informatiques.

Savoirs comportementaux

Rigueur, organisation et méthode indispensables
Respect des procédures
Autonomie et capacité à prioriser
Bon relationnel et capacité à travailler en équipe et en transversalité.

Diplômes et expériences
Niveau BAC