Assistant d'Accueil et de Secrétariat H/F - Service Public

Placé(e) sous l'autorité de la directrice du pôle hébergement de Poitiers, l'assistant(e) d'accueil et de secrétariat exerce ses fonctions au sein de la cité universitaire Descartes - 13 rue Raoul Follereau (Poitiers).

Il(elle) participe à la gestion administrative et financière de la structure et assure le lien entre les étudiants et l'administration du pôle.L'assistant(e) d'accueil et de secrétariat a pour activités principales:

- Assurer l'accueil physique du public, identifier les demandes, renseigner, orienter, accompagner vers l'interlocuteur, service ou lieu demandé, faire patienter.
- Réceptionner et acheminer les appels téléphoniques, informer et orienter les correspondants, mettre en attente.
- Gérer la boite courriel de l'accueil, recueillir et transmettre les messages.
- Conseiller et assister les interlocuteurs dans leurs démarches administratives et dans l'organisation de leur vie quotidienne.
- Suivre quotidiennement les disponibilités d'hébergements avec le/la gouvernant(e) et coordonner la planification des chambres en lien avec le secrétariat.
- Encaisser les loyers (chèques, cartes bancaires).
- Consulter et saisir des données informatiques (fiches de situation des étudiants et fiches comptables).
- Diffuser des informations auprès des résidents et effectuer les relances pour les documents manquants.
- Réaliser les opérations de classement, d'archivage et de diffusion de documents.
- Superviser les livraisons de commande.
- Veiller à l'entretien de son poste de travail et des locaux et à l'application des mesures d'économie d'énergie.
- Mettre en place et suivre les protocoles liés aux nuisibles.
- Contrôler l'accès et la circulation des personnes au sein de la structure, des sites, des locaux.
- Garantir la sécurité des personnes, des biens et locaux de l'unité d'affectation au quotidien.
- Prendre en charge les situations d'urgence et prévenir les services compétents en cas d'incidents ou d'accidents.
- Manipuler le système de sécurité incendie (SSI) en cas de déclenchement d'alarme ou de dysfonctionnement et effectuer les levées de doute.
- Participer à l'élaboration et à l'animation des projets de résidence.
- Sensibiliser les étudiants au respect de la propreté et au bon usage des locaux.
- Dans le cadre de ses missions et lorsque la continuité du service est engagée, l'assistant(e) d'accueil et de secrétariat peut être appelé(e) à se voir confier toute autre tâche nécessaire à l'organisation et au fonctionnement du service hébergement.

Les compétences attendues :

- Connaissance des techniques d'accueil et de communication.
- Maitrise des outils bureautiques et des nouvelles technologies de communication et de gestion (logiciels, Internet, Intranet, domotique, etc.).
- Connaissance du Crous et des problématiques du milieu étudiant.
- Maitrise de l'expression écrite et orale.
- Connaissance souhaitée d'une deuxième langue.
- Techniques administratives et financières du droit public et règles de la comptabilité publique.
- Connaissance des règles d'hygiène et de sécurité en vigueur.
- Gestion des conflits.

Les qualités requises :

- Aisance relationnelle, écoute et accueil.
- Esprit d'équipe.
- Autonomie, sens de l'initiative et de l'anticipation.
- Organisation et rigueur.
- Capacité d'adaptation, réactivité, dynamisme.
- Polyvalence et fiabilité.
- Sens du service public.
- Respect de la hiérarchie.
- Savoir rendre compte