Assistant de Direction H/F - Direction Générale des ressources humaines

La Direction Générale des Ressources Humaines est constituée de 5 services

- Le service des personnels enseignants de l'enseignement supérieur et de la recherche ;

- Le service des personnels enseignants de l'enseignement scolaire ;

- Le service des politiques sociales et des personnels BIATPSS ;

- Le service de l'attractivité et de la politique des ressources humaines ;

- Le service de l'appui au pilotage et des ressources.En votre qualité d'assistant(e) de direction, vous êtes placé(e) auprès du directeur général et de la directrice de cabinet.

Vos missions sont principalement de:

1) Assister le directeur général dans l'organisation quotidienne du travail :

- Participer avec la directrice de cabinet à la gestion de l'agenda du directeur général, contrôler les échéances

- Assurer l'organisation, la préparation et le suivi des réunions en présentiel ou en distanciel

- Assurer le suivi des parapheurs et documents présentés au directeur général

- Gérer le planning des chauffeurs

2) Assurer l'interface avec les différents interlocuteurs:

- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes et répondre aux demandes d'information des autres services et de l'extérieur

- Assurer le lien avec les autres secrétariats de la direction générale, les secrétariats des Cabinets ministérielset des autres directions de l'administration centrale

- Gérer les messageries fonctionnelles du secrétariat particulier (rédaction des accusés de réception, diffusion des messages aux collègues compétents, transmission des réponses)

3) Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier et des sollicitations :

- Enregistrer les courriers adressés au directeur général par les Cabinets, le bureau des Cabinets, les autres directions et les correspondants extérieurs

- Diffuser les courriers et attribuer les sollicitations

- Elaborer des tableaux de suivi, notamment des sollicitations

4) Saisir, mettre en forme des documents divers, les reproduire et assurer leur diffusion;

- Mettre en forme des courriers et des notes

- Consolider des documents (ppt...), préparer des fonds de dossier

- Assurer la diffusion de ces documents

5) Prendre en charge les aspects logistiques et les moyens matériels:

- Organiser les déplacements du directeur général

- Assurer la gestion des plannings des congés de l'encadrement supérieur de la direction

- Gérer les fournitures et les commandes

Au-delà des activités décrites ci-dessus, vous pourrez être amené à contribuer à la rédaction de courriers et à la gestion de certains dossiers.

Vous travaillez également en étroite relation avec les chefs de service, sous-directeurs et leurs assistants, les chefs de département de la direction générale, les membres des cabinets des ministres, les interlocuteurs des autres directions, ministères et des services du Premier Ministre.

(Savoir-être/savoir-faire - connaissances - compétences)

Savoir-être

- Rigueur et grande discrétion

- Sens des priorités

- Méthode et sens de l'organisation

- Réactivité, anticipation et adaptabilité

- Goût pour les relations humaines, diplomatie

- Sens du travail en équipe

Savoir-faire

- Bien maîtriser les techniques et outils bureautiques (word, excel, powerpoint)

- Savoir apprécier, hiérarchiser et gérer les besoins et les urgences

- Rédiger et mettre en forme les documents

- Savoir planifier et respecter les délais

compétences:

- Ce poste conviendrait à un agent ayant une expérience confirmée dans le métier d'assistant(e) et disposant d'un intérêt particulier pour les thématiques du secteur des RH.

Vous vous reconnaissez dans ce portrait? N'attendez pas, postulez et venez nous rejoindre!