Secretaire Direction H/F - Ass Depart Amis Parents Enfants Inadapte

L'IME Les Moulins Blancs accueille en internat et semi-internat, des enfants, adolescents et jeunes adultes de 3 à 20 ans présentant des troubles neurodéveloppementaux (déficiences intellectuelles, troubles envahissants et/ou précoces du développement, Troubles du Spectre Autistique, handicaps rares).

1. Missions principales
Sous l'autorité hiérarchique de la Direction, le ou la secrétaire assure un rôle dans le fonctionnement administratif et organisationnel de l'établissement.

2. Accueil et secrétariat courant
Assurer l'accueil physique des familles, partenaires et visiteurs
Assurer l'accueil téléphonique et l'orientation des appels
Assurer le secrétariat courant de l'établissement
Gérer le courrier entrant et sortant ainsi que les courriels

2. Gestion administrative
Rédiger et mettre en forme des documents administratifs (courriers, comptes rendus, notes, convocations)
Constituer, mettre à jour et assurer le suivi des dossiers administratifs
Saisir et actualiser les données administratives des personnes accompagnées dans leur dossier dématérialisé
Assurer le suivi des tableaux de bord et la centralisation des informations

3. Gestion administrative du personnel
Mettre à jour les tableaux de suivi des formations

4. Logistique et facturation
Gérer les commandes de fournitures
Assurer la saisie de la facturation
Réaliser les opérations de rapprochement et assurer le suivi comptable courant

5. Compétences requises
Sens de l'accueil, qualité relationnelle et discrétion professionnelle
Rigueur, organisation et autonomie
Maîtrise rédactionnelle
Bonne maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, logiciels métiers)

6. Profil recherché
Diplôme en secrétariat et/ou comptabilité
Une expérience en établissement médico-social serait appréciée.
Poste basé à l'IME Les Moulins Blancs - Ajaccio
Poste rattaché hiérarchiquement à la Direction de l'établissement

Experience: 2 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.