Secrétaire Administratif et d'Accueil H/F - Residence les Mimosas

Au sein de l'EHPAD "Résidence les Mimosas" à Albi, géré par une association, nous recherchons un(e) agent administratif (administrative) et d'accueil.
L'établissement accueille 91 résidents. Notre souhait est d'apporter soins, confort et disponibilité aux résidents et familles que nous recevons. Les valeurs qui nous définissent sont la bientraitance, la disponibilité, la qualité des soins, des services et de l'accompagnement, chaque professionnel ayant son rôle à jouer dans cette approche.

Vous aurez un bon aperçu de l'établissement sur le site internet www.residencelesmimosas.com

Le (la) secrétaire administratif (administrative) et d'accueil joue un rôle essentiel dans la communication et la première impression aux personnes extérieures de l'établissement ainsi que dans la gestion administrative et la facturation. Il (elle) est pour les résidents l'interlocuteur (trice) privilégié(e) pour toute question d'ordre administratif.

Les jours et horaires de travail sont : du lundi au vendredi de 9h à 12h puis de 14h à 18h

Les principales missions sont :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique, recueillir les demandes et apporter un premier niveau d'information et/ ou orienter les interlocuteurs,
- Gérer les dossiers administratifs des résidents de l'établissement et assurer la confidentialité des informations,
- Assurer la facturation des séjours des résidents et le suivi des paiements
- Assurer le secrétariat courant de la direction
- Maintenir une communication efficace avec les résidents et leurs familles pour toute question administrative et/ ou orienter les interlocuteurs.

Qualités humaines et relationnelles

- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
- Être à l'écoute et faire preuve d'empathie
- Avoir le sens du contact, savoir se rendre disponible
- Faire preuve de rigueur, de discrétion, et de savoir-être,
- Respecter la confidentialité des informations

Certifications et diplômes
- Assistant de gestion et d'administration d'entreprise
- Assistant de comptabilité et d'administration en TPE/PME
- Assistant comptable
- Assistant de direction
- Expérience notable

La maitrise les outils informatiques et numériques impérative, une expérience en EHPAD serait un plus

Experience: 36 Mois

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Assurer la gestion administrative d'une activité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Hébergement social pour personnes âgées

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.