Assistant·e Administratif·ve Polyvalente H/F - Ogec Groupe Talensac Jeanne Bernard

Le lycée/Campus Talensac, situé à Nantes (44), recherche sa/son assistant.e administratif.ve - secrétariat élèves pour la rentrée scolaire 2026 suite à un départ à la retraite.Prise de poste début Juin.

Nous recherchons un.e assistant.e administratif.ve- secrétariat élèves pour la gestion du secrétariat élèves ( autour de 750 élèves).
Sous la responsabilité du responsable du service administratif et financier et des responsables pédagogiques LP et LGT, la fonction consiste à assurer la gestion administrative liée à la vie pédagogique de l'établissement et encadrer le personnel de l'accueil et du secrétariat élèves.
Les missions principales s'articulent autour des points suivants :
- Assurer le management de l'équipe administrative
- Coordonner, organiser et contrôler le travail quotidien des personnels (accueil et secrétariat), faire le point régulièrement et s'assurer que les informations circulent au sein du service
- Remplacer le personnel de l'accueil lors de leur pause
- Secrétariat pédagogique, relations avec les familles et les élèves
- Gérer la mise à jour et le suivi des dossiers élèves. (administratif, stage, examens, enquêtes, demandes d'immersion,.)
- Gérer les inscriptions (rendez-vous et suivi des dossiers d'inscriptions),
- Saisir, rédiger, concevoir, mettre en forme et modifier tout document à l'aide des outils bureautiques (word, excel..).
- Préparer les réunions parents-professeurs
- Renseigner et orienter les élèves et leurs responsables légaux,
- Mettre à jour les données sur le serveur pour la gestion des notes en interface avec les cadres éducatifs et les enseignants,
- Diffuser les circulaires et courriers divers et toutes informations utiles aux responsables légaux et aux élèves,
- Gèrer les contacts téléphoniques avec les responsables légaux et les prises de rendez-vous pour les responsables pédagogiques,
- Assurer la mise à jour des dossiers scolaires,
- Assurer la mise à jour des données établissements dans les plates-formes en lien avec le Rectorat (Affelnet, Parcoursup, Cyclades, Siècle,.)
- Assurer le paramétrage et la mise à jour de Pronote, Charlemagne,., pour les élèves et leurs responsables
- Gérer la reception et l'envoi du courrier
- Aider à l'organisation et participer aux manifestations internes et externes (ex : Portes Ouvertes, Forum, remise des diplomes, ...)
- Préparer la remise des diplômes aux candidats

Connaissances et compétences dans les domaines suivants :
Être capable d'accueillir le public et de pondérer son langage et ses attitudes en fonction de son interlocuteur et de la situation,
Posséder des connaissances de base en secrétariat
Être capable d'analyser les demandes et, le cas échéant, de les orienter vers l'interlocuteur Ad hoc
Savoir s'organiser et définir les priorités
Savoir utiliser l'informatique, les logiciels (Pronote, Charlemagne,.) et les applications du Rectorat.
Connaître le fonctionnement de l'établissement
Faire preuve de discrétion, de réserve et de loyauté.

Envoyer CV lettre de motivation avant le 31 mars à ****@****.**

Experience: 6 Mois - en établissements scolaires

Compétences: Gestion administrative du courrier,Bureautique et outils collaboratifs,Classement, archivage,Environnement administratif, institutionnel et politique,Techniques de secrétariat,Utilisation de logiciels spécialisés,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier,Archiver des dossiers et documents de référence,Diffuser une information, une publication,Mettre à jour un dossier, une base de données,Mettre en forme un document,Organiser l'agenda des réunions,Organiser un rétroplanning,Prioriser des tâches en fonction des urgences et des besoins,Réaliser des travaux de reprographie,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement secondaire technique ou professionnel

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.