Assistant Administratif au Service du Contrôle et des Affaires Juridiques Scaj H/F - Service Public

Le service du contrôle et des affaires juridiques est composé d'un chef de service et d'un adjoint, il comprend 2 pôles : le pôle Élections et le pôle Partis politiques.

Le pôle Élections est composé de 8 chargé(e)s de mission.Affecté(e) au service du contrôle et des affaires juridiques, l'assistant administratif travaillera avec un ou plusieurs chargé(e)s de mission, selon l'organisation retenue, dans le cadre du contrôle des comptes des élections municipales se déroulant en mars 2026, et viendra également en renfort du secrétariat du service du SCAJ.

Une formation sera dispensée en interne.

Elle/il sera placé(e) sous l'autorité administrative et fonctionnelle de la cheffe du cabinet de la présidence.

Par ailleurs, elle/il accomplira, le cas échéant, des tâches incombant au secrétariat permanent: traitement du courrier, gestion des appels téléphoniques, classement.

Ses principales tâches seront les suivantes:

- gestion ou suivi d'un très grand nombre de documents: comptes de campagnes, courriers d'instruction, accusés de réception, rapports, dossiers de synthèse, fiches, décisions et courriers de notification, tableau de suivi de l'instruction; gestion des parapheurs et des délais;

- réalisation des opérations de préparation et de duplication de dossiers, pour la préparation des séances de la Commission;

- opérations d'acheminement des documents à signer, de mise sous pli des courriers, de classement et d'archivage des comptes; gestion des courriels; ces documents peuvent faire l'objet de procédures entièrement dématérialisés (envoi des procédures contradictoires et notifications des décisions aux candidats)

- gestion des appels téléphoniques des rapporteurs, des candidats et de leur équipe et des préfectures le cas échéant;

- préparation des dossiers qui doivent être transmis à la juridiction compétente (tribunal administratif territorialement compétent dans le cadre des élections municipales). Les documents sont à numériser et coter: décisions, comptes de campagne, procédures contradictoires, pièces justificatives, etc;

- classement et archivage des dossiers;

- autres tâches selon l'organisation retenue.

Savoir :

- Connaissance de l'organisation administrative et des circuits décisionnels
- Pratique du secrétariat
- Outils bureautiques : Word, Excel, Outlook
- Outils informatiques spécifiques : Gestion électronique des documents, application métier et portail du service sous Sharepoint , Transferpro
- Télérecours

Savoir-faire :

- Maîtriser les techniques du secrétariat: normes dactylographiques, accueil physique et téléphonique, règles de classement, d'archivage...
- Travailler en équipe
- Capacité à rendre compte
- Aptitude à anticiper et à travailler dans l'urgence
Aisance dans l'utilisation des outils bureautiques
Assurer le suivi des dossiers
- Alimenter les tableaux de bord et statistiques
- Numériser et coter des documents, suivi de dossiers

Savoir-être :

- Discrétion et respect de la confidentialité
- Courtoisie et qualité relationnelle
- Sens du service public, Loyauté
- Rigueur, disponibilité, efficacité, polyvalence
- Aisance rédactionnelle
- Gestion du stress
- Sens de l'organisation et de la méthode