Responsable Administration Générale H/F - Lasecurecrute.fr

CAF DE LA HAUTE-SAVOIE

La Caf de la Haute-Savoie, dont le siège est situé à Annecy, est implantée dans un département dynamique et touristique et compte actuellement 254 salariés. La Caf accompagne 120 336 allocataires au quotidien et verse 605 millions d'euros de prestations légales et près de 67 millions d'euros au titre de l'action sociale sur les territoires.Le budget de fonctionnement de la Caf de Haute-Savoie représente environ 14.2 M d'euros et sa capacité d'investissement annuelle est d'environ 200.000 €.

La Caf dispose de trois sites décentralisés avec accueil du public (Annemasse, Thonon, Cluses). Le parc immobilier est constitué au total de 6 bâtiments pour une surface globale de 7000 m2.

La Caf recherche, pour compléter son équipe de managers, son responsable de l'Administration générale. Ce secteur couvre les activités Budget, Achat, Immobilier et Logistique.

Le secteur est composé du responsable Achats-Budget, de deux gestionnaires, d'un expert et du responsable Maintenance-gestion bâtimentaire (soit 5 collaborateurs au total). Le poste est placé sous la responsabilité du Directeur comptable et financier (DCF).

Description du poste

Le Responsable Administration Générale pilote la gestion stratégique du budget de gestion, des achats et des opérations immobilières. Il est en charge du suivi des indicateurs de gestion et de l'efficacité opérationnelle de la caisse. Il propose les orientations annuelles et les met en oeuvre.

En tant que manager, il :

- développe les compétences de son équipe en vue d'atteindre les objectifs confiés, veille à la continuité d'activités, au respect du calendrier des opérations.

- conduit des projets transverses (ré-aménagement des espaces de travail ou d'accueil, sécurisation des accès, élévation du niveau de sûreté des sites, etc)

- est associé à des projets internes sur les questions en lien avec son secteur d'activité (Démarche Qualité de vie au travail, Projet Flex-office et optimisation immobilière, Démarche développement durable).

Vos missions, en lien étroit avec l'équipe du service dont vous assurez la responsabilité hiérarchique, s'articulent autour de différents axes :

Budget

- Participer à l'élaboration du budget de gestion administrative dans ses différentes composantes (PEI, PNI) selon le cadrage national. Production des tableaux de bord et éléments d'analyse nécessaires au pilotage et au suivi budgétaire. Animation du comité de pilotage budgétaire avec la Direction pour proposer les arbitrages nécessaires.
- Assurer les différents reportings du domaine budgétaire, en interne (CA, CSE, Direction) et avec le secteur budgétaire de la Caisse nationale (dont les opérations d'arrêté des comptes et de clôture budgétaire).
- Gérer les relations avec les partenaires institutionnels (Ucanss, expert immobilier régional) et avec les fournisseurs stratégiques de la Caisse.

Achats

- Développer et mettre en oeuvre des stratégies d'achat efficaces pour répondre aux besoins logistiques et immobiliers (appels d'offre, sélection des fournisseurs, négociation des contrats, évaluation des prestations).
- Assurer la passation des commandes, leur réception ainsi que l'ordonnancement des dépenses et recettes de gestion de la caisse (frais de fonctionnement et investissements).
- Garantir le respect des procédures d'achats public, la mise en oeuvre des marchés nationaux et régionaux mutualisés, assurer le suivi des contrats et des relations fournisseurs.
- Collaborer étroitement avec les différentes parties prenantes internes et externe pour promouvoir la stratégie RSO de l'organisme (conformité aux normes qualité et environnementales, sécurité, durabilité) et identifier les opportunités d'optimisation des coûts et fonctionnement.

Immobilier - Logistique

- Elaborer le schéma directeur immobilier dans le cadre des orientations nationales (PNI 2023-2027) et des nouveaux besoins métiers (« flex-office » ; espaces collaboratifs ; accueil du public et schéma d'accessibilité des services)
- Assurer la gestion du patrimoine mobilier et immobilier de la Caf. Décliner la maîtrise d'ouvrage et le suivi des travaux, organiser et veiller à la maintenance des différents sites de la Caf et à la gestion de l'inventaire du patrimoine
- Organiser les conditions matérielles d'activité des services : accès sécurisé aux locaux, mise à disposition des fournitures et des consommables, accompagnement des projets des services, gestion de la flotte automobile, organisation d'évènements, etc.
- Conduire le plan de sobriété énergétique
- Être acteur de la déclinaison du schéma directeur de sûreté, du plan de continuité d'activité, du plan de mobilité
- Assurer les différents reportings nationaux en matière immobilière (ex : campagnes RIOSS annuelles)

Profil recherché

Vos compétences

- Vous êtes rigoureux et organisé et vous savez faire preuve d'initiative et de réactivité.
- Vous savez partager vos idées et vos analyses avec vos collaborateurs dans une démarche constructive d'amélioration, vous maîtrisez les techniques d'accompagnement au changement
- Vous avez un bon relationnel et savez faire preuve de pédagogie pour travailler avec vos interlocuteurs au sein de chaque Direction et dans les services. Vous avez également la capacité à défendre les intérêts de la Caf dans le cadre des relations Fournisseurs.
- Vous maîtrisez les outils bureautiques et collaboratifs (Pack Office, Teams).
- Votre expérience managériale et/ou sur des fonctions en comptabilité-budget ou en matière d'achat public constitueront un atout.

Informations complémentaires

Le poste nécessite une disponibilité importante et la capacité à se rendre au siège de la caisse dans des délais courts en cas d'intervention. Des déplacements réguliers dans les différents sites de la caisse sont à prévoir.

Télétravail possible, horaires variables, prime d'intéressement, CSE, tickets restaurants, compte épargne temps, épargne salariale, complémentaire santé.

Les candidatures (CV et lettre de motivation) sont à adresser sous format électronique via la Sécu recrute. Les candidat(e)s seront reçus par un jury composé de représentants de la Direction.

Prise de fonction souhaitée au 1er avril 2025

Les avantages liés au poste

Couverture santé, épargne et prévoyance, télétravail, congés, horaires, formation... Découvrez tout ce que propose la Sécurité sociale à ses salariés !