Assistant de Direction - Guyancourt 78 et Paris 15 75 H/F - Aktisea

AKTISEA est une entreprise adaptée spécialisée dans l'accompagnement des entreprises vers plus d'inclusion, en les aidant notamment dans le recrutement de candidats Bénéficiaires de l'Obligation d'Emploi des Travailleurs Handicapés (BOETH).

Nous recherchons pour le compte de notre client, spécialisé dans la production informatique, des infrastructures et des plateformes technologiques d'un grand groupe bancaire, deux Assistant de Direction (H/F).

Les postes sont à pourvoir en CDD de 6 mois minimum, sur les localités suivantes à Guyancourt (78) et Paris 15ème (75).

Notre client est le pôle infrastructure et production informatique d'un grand groupe bancaire regroupant plus de 2000 collaborateurs.

Rattaché(e) au CTO du Cluster CIB, vous assurerez l'assistanat et le pilotage administratif du Cluster mais également de 2 autres clusters, soit auprès de 3 CTO et d'environ 250 collaborateurs.

Vous interviendrez donc en véritable support pour la gestion quotidienne des agendas et répondrez aux différentes demandes des équipes. Vos principales missions en tant qu'Assistant de direction F/H, en lien avec l'ensemble des assistantes de direction de l'entreprise, sont les suivantes :

Veiller à la bonne organisation des agendas, des comités, des réunions ;
Assurer l'ensemble de la logistique d'un évènement, accueil visiteurs, relations avec les externes (Groupe, fournisseurs) ;
Planifier les comités internes et organiser des réunions internes ou externes ;
Organiser la logistique des déplacements en France et à l'étranger ;
Gérer les notes de frais ;
Être l'interface privilégié des différentes équipes (gestion administrative et logistique des équipes) ;
Assurer le lien et la coordination avec les autres assistantes.

Vos principales missions de pilotage administratif :

Assurer le suivi logistique (arrivée et départ de collaborateurs) : gérer le on/off boarding de bout en bout (Equiper le collaborateur d'un pc, badge, téléphone portable, habilitations) ;
Gérer les astreintes managériales ;
Assurer l'approvisionnement des fournitures de bureau ;
Être le prescripteur centralisant les commandes, le paiement des factures ;
Assurer la compliance de nos contrat fournisseurs ;
Assurer le renouvellement des contrats ;
Suivre la saisie régulière des informations dans les outils : NosTalents, Triskell...
Télétravail : hybride

Profil recherché :

Vous êtes titulaire d'un Bac +2 en assistanat de Direction ou équivalent.
Vous possédez une expérience en assistanat de direction de haut niveau de minimum 6 ans.
Niveau d'expérience minimum : 6 - 10 ans Compétences recherchées :
Anglais courant souhaité (non obligatoire pour l'un des postes)
Capacités rédactionnelles et relationnelles ;
Attrait pour les activités menées sous forme de collaboration et de co-construction ;
Faire preuve de discrétion (sujets sensibles, confidentiels) ;
Capacité d'animation, d'organisation et rigueur ;
Capacité d'adaptation aux outils informatiques (gestion des temps, des arrivées/sorties de personne) ;
Esprit d'initiative et d'amélioration constante, forte réactivité ;
Capacité à communiquer à l'écrit et à l'oral ;
Priorisation des tâches, planification et gestion de plusieurs dossiers simultanément ;
Esprit d'analyse et de synthèse ;
Anticiper les besoins ;
Adaptabilité et capacité à gérer le stress ;
Esprit d'équipe et communication fluide.
Outils informatiques :
Très bonne maîtrise du Pack office et d'Outlook.

A compétences égales, la priorité sera donnée aux personnes bénéficiaires de l'obligation d'emploi (loi du 11 février 2005).

Experience: 6 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique

Langues: Anglais exigé

Qualification: Cadre

Secteur d'activité: Activités de centres d'appels

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).