Adjoint Administratif en Direction Territoriale H/F - Direction de la protection judiciaire de la jeunesse - DIR-GRAND EST
- Strasbourg - 67
- Fonctionnaire
- Direction de la protection judiciaire de la jeunesse - DIR-GRAND EST
Les missions du poste
Composition et effectifs du service :
La Direction territoriale est composée de 17 agents : 1 Directrice territoriale, 1 Directeur territorial adjoint, 2 RPI, 2 CT, 2 CTS, 1 RLC, 1 RAPT, 2 adjoints administratifs, 2 Secrétaires administratifs, 1 adjoint technique, 2 éducateurs remplaçants
Votre hiérarchie :
- N+1 : le/la responsable de l'appui au pilotage territorial
- N+2 : le/la directeur(rice) territorial(e)
Vos interlocuteurs métiers :
Variables selon le poste et les dossiers confiés : DIRPJJ ; directeurs de service, responsables et secrétaires des unités éducatives ; partenaires internes Justice (services judiciaires, administration pénitentiaire), secteur associatif habilité Justice, divers partenaires extérieursEn tant qu'adjoint(e) administratif/ve en direction territoriale (DT) vous pourrez exercer vos missions dans différents domaines.
Dans le cadre des fonctions d'accueil et de secrétariat
- Assurer l'accueil physique et téléphonique et renseigner les différents interlocuteurs.
- Tenir les agendas et assurer la prise en charge des aspects logistiques de l'équipe de direction.
- Enregistrer le courrier (postal et électronique) et en assurer le suivi.
- Diffuser et afficher l'information.
- Mettre en page, organiser et transmettre la documentation et procéder à leur archivage.
Dans le cadre des missions d'appui au pilotage de la DT
- Collecter les éléments statistiques et renseigner les tableaux de bord de la DT.
- Mettre à jour les documents de suivi périodique et les bilans d'activité.
- Participer à la vérification et à l'agrégation des données reçues des établissements et services.
Expériences professionnelles antérieures souhaitées :
Secrétariat, assistance de cadres, organisation d'évènements
Offres de formation associées à votre prise de poste :
Logiciels utilisés en DT: Parcours, Harmonie, Chorus
Le profil recherché
Connaissances
- Techniques de secrétariat
- Bureautique et outils collaboratifs
- Applications métiers (Parcours, Harmonie, Chorus)
Savoir-faire
- Accueillir
- Mettre en forme un document
- Maîtriser les délais
- Fiabiliser
- Archiver
Savoir-être
- Sens de l'organisation
- Faire preuve de discrétion
- Être réactif
- Être rigoureux