Chargé de Suivi Administratif Apprentissage en Antennes - Antenne d'Arras H/F - GIP - FCIP Académie de Lille

Le service Gestion des contrats d'alternance est un nouveau service du GIP ViaPro créé afin de sécuriser administrativement et financièrement les contrats d'apprentissage.

Il intègre, en son sein, la cellule contrats chargée du traitement et du suivi des contrats d'apprentissage auprès des OPCO.

Dans le cadre du développement territorial du GIP ViaPro, le service accompagnera également la mise en place des quatre futures antennes territoriales, au sein desquelles des équipes locales assureront l'édition des contrats et la démarche qualité au sein des UFA.

Ce service joue un rôle clé dans la fiabilisation des données, l'harmonisation des pratiques et le pilotage de l'activité à travers le suivi statistique et analytique des contrats d'alternance.

Placé sous l'autorité hiérarchique du Directeur du GIP ViaPro également Directeur du CFA académique de Lille, sous l'autorité fonctionnelle du Chef de service gestion des contrats d'alternance et sous l'autorité opérationnelle du Coordinateur Administratif Apprentissage en Antennes, le Chargé de suivi administratif Apprentissage en Antennes, en tant que gestionnaire au sein d'un service expert, procède au contrôle de premier niveau des dossiers d'apprentissage, de leur conformité à leur saisie, dans l'outil de gestion.

Il assure un rôle de conseil et d'accompagnement technique auprès des assistantes de direction en UFA.Nous sommes à la recherche d'un Chargé de suivi administratif Apprentissage en Antennes (antenne d'Arras) H/F dynamique et polyvalent pour rejoindre notre équipe.

Dans ce rôle, vous serez chargé de procéder au contrôle de premier niveau des dossiers d'apprentissage, de leur conformité à leur saisie, dans l'outil de gestion et d'assurer un rôle de conseil et d'accompagnement technique auprès des assistantes de direction en UFA.

Vous serez chargé d'assurer la gestion administrative en lien avec l'assistante de direction en UFA

Pour ce faire, vous assurerez le contrôle de premier niveau et la saisie des contrats d'apprentissage, réaliserez le contrôle de premier niveau de la complétude des dossiers administratifs, apporterez les corrections et modifications nécessaire, si besoin.

Vous participerez à l'enregistrement du contrat dans Yparéo, vérifierez et saisirez, le cas échéant, les modifications.

En parallèle, vous serez chargé d'assurer le suivi des ruptures de contrat (saisie) en lien étroit avec le CSIOVA, assurer un rôle de conseil auprès des Assistantes de direction en UFA, garantir le respect des procédures du Département Apprentissage.

De plus, vous serez amené à suivre le reporting des frais annexes et le cas échéant, procéder aux relances des UFA de son périmètre.

Enfin, vous serez chargé d'assurer le suivi de l'activité et de veiller à la remontée des donnée des UFA selon un calendrier de gestion et procéder à leur vérification.

Vous serez chargé d'assurer le secrétariat administratif en l'absence d'assistante de direction en UFA

Il vous faudra donc accueillir, informer et orienter les différents interlocuteurs du service, les candidats apprentis/les familles et les employeurs.

Vous devrez saisir, mettre en forme des documents divers, les reproduire et les diffuser, assurer le secrétariat courant du service puis classer et archiver.

Enfin, vous contribuerez au système de management de la qualité (SMQ - EDUFORM).

Pour cela, en qualité de relai qualité, vous devrez respecter les procédures qualité du service et relever lesnon-conformités en vue d'alimenter le plan d'amélioration du SMQ.

En qualité d'auditeur interne, vous serez amené à accompagner la mise en oeuvre de la démarche qualité dans les UFA et réaliser des audits internes.

Si vous êtes intéressé par notre offre et que vous vous reconnaissez, n'hésitez pas à déposer votre candidature, nous serons ravis de vous compter dans notre équipe.

Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau Bac +2 à Bac +3 en administration et vous avez deux ans d'expérience professionnelle en lien avec les activités du poste.

Vous possédez des connaissances sur l'environnement de l'éducation et de la formation professionnelle et des connaissances réglementaires et techniques du domaine.

Vous maîtrisez les techniques d'analyse, de synthèse ainsi que les techniques de communication écrite et orale.

De plus, vous savez réaliser un contrôle, vérifier la conformité et la qualité des processus administratifs, appliquer et mettre en oeuvre des procédures et des règles, apporter des réponses à des besoins spécifiques.

Vous savez respecter les délais contraints, gérer le temps et les priorités et faire preuve d'aisance rédactionnelle.

Par ailleurs, vous maîtrisez les outils bureautiques, les logiciels et les bases de données et vous êtes capable de faire preuve d'une grande aisance dans la communication orale et écrite.

Votre autonomie, votre rigueur et votre fiabilité seront des qualités appréciées et vous saurez faire preuve de discrétion professionnelle.

Vous faites preuve de réactivité, d'adaptabilité, vous savez rendre compte et vous aimez travailler en équipe. De plus, vous possédez une capacité d'analyse et de synthèse qui vous permet d'analyser les informations et de restituer les résultats.

Votre sens de l'organisation, votre capacité à gérer les priorités, votre sens des relations humaines et votre sens des responsabilités fait de vous un collaborateur apprécié et vous permet de communiquer efficacement.

Votre aisance en communication écrite et orale est reconnue et vous aimez travailler en équipe.

Vous maîtrisez les outils bureautiques et vous savez faire preuve d'une capacité d'adaptation aux différents logiciels et bases de données. Par ailleurs, vous disposez de qualités rédactionnelles et d'une capacité à rendre compte de manière précise et efficace.

Vous êtes motivé(e), dynamique, doté(e) d'un excellent sens de l'organisation et souhaitez rejoindre notre équipe, alors n'hésitez pas à candidater!