Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F - Association de Gestion du Cfa Mta

Votre mission principale est de mettre en oeuvre la gestion administrative du CFA-CFC dans le cadre réglementaire de la formation professionnelle et de l'apprentissage.
Mission 1 : Suivi administratif des formations :
- Suivi administratif des prestations de formation
- Production des documents liés aux prestations de formation (dossiers d'inscription, contrats, conventions de formation, convocations, envoi des absences/présence aux MA ou aux entreprises...)
- Saisie d'informations concernant les formations et les apprenants dans des bases de données et logiciels permettant d'assurer la gestion administrative des formations
- Suivi des apprenants et identification des anomalies
- Information des différents interlocuteurs en cas d'anomalies et traitement des anomalies
- Transmettre les factures des frais pédagogiques et annexes aux OPCO et autres financeurs
- Superviser les différents dispositifs financiers annexes à l'apprentissage (hébergement, restauration, équipements, mobilité, aides au permis, fonds sociaux...) et la formation continue
- Assurer les relations courantes avec les OPCO, les UFA et les CFC
- Archivage des documents administratifs
- Remontée des enquêtes statistiques (DRAAF-SRFD, CNEAP, FNADIR, SIFA...)
- Recensement de l'offre de formation sur les différentes plateformes (OFELI, Transition Pro, EDOF...)

Mission 2 : Gestion et coordination des informations liées aux prestations de formation :
- Recherche d'informations (données financières, réglementaires, administratives, pédagogiques) concernant les formations et les apprenants
- Diffusion et transmission des informations aux entreprises, aux apprenants, à l'équipe pédagogique, aux services supports, centralisation des informations (I-Gesti, OPCO, autres services) et transmission aux équipes
- Renseignement et mise à jour des fichiers apprenants (apprentis et stagiaires FC) / entreprises
- Recensement des données statistiques et transmission à l'assistant principal pour réponse aux enquêtes statistiques

Choix quant à la répartition des jours et heures travaillés dans la semaine à voir avec le recruteur lors de l'entretien.
Temps de travail évolutif (80% ou 100%).

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Organiser la logistique des recrutements et des formations,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.