Adjoint Chef d'Unité de Gestion des Moyens Généraux H/F - Direction de l'administration pénitentiaire - DISP TOULOUSE

Composition et effectifs du service

L'Unité est composée d'une cheffe d'unité Secrétaire administratif, d'une adjointe Secrétaire administrative et de quatre agents Adjointes administratifs

Votre hiérarchie

L'adjointe à la cheffe du Département du Budget et des Finances

Vos interlocuteurs métiers

Autres départements et services de la DISP

Centre de Gestion Financier (CGF), Département de la Performance Financière des achats et de la conformité (DPFAC)

Le Département du budget et des finances regroupe 18 agents et est composé de 4 Unités :

- Unité de suivi comptable, composée de 2 agents

- Unité des achats et marchés publics, composée de 2 agents

- Unité de suivi des gestions déléguées, composée de 3 agents

- Unité de gestion des moyens généraux, composée de 5 agents.

En outre, un secrétariat (1 agent), un agent en charge du suivi budgétaire ainsi que deux référents mission CGF sont directement rattachés à la cheffe de département et à son adjointe.

Le Département du budget et des finances est garant de la bonne utilisation des moyens de fonctionnement de la DISP et des structures qui y sont rattachées. Dans ce cadre, il a pour mission de piloter les crédits de fonctionnement obtenus par la DISP et d'assurer l'interface dans les relations avec le DAEBC et la DRFIP, de déployer les procédures d'achat public adéquat et d'assurer le contrôle de second niveau des marchés de gestion déléguée. Le Département assure également le déploiement du Contrôle interne comptable et le suivi du compte de commerce 912. Il assure également un appui aux régisseurs des établissements.

L'adjoint(e) au/à la chef(fe) d'unité de gestion des moyens généraux à la Direction Interrégionale des Services Pénitentiaires de Toulouse accompagne le/la chef(fe) d'unité dans l'animation de son unité. Elle supplée le / la chef(fe) d'unité en son absence et peut être amené (e) à superviser et à encadrer l'équipe de l'UGMG.

L'adjoint(e) accompagne le déploiement des directives du/de la chef(fe) d'unité et peut sous la responsabilité du/de la chef (fe) d'unité participernotamment :

- A l'accompagnement la mise en place de binômes de compétence,

- A la répartition de la charge de travail entre les agents et veille à la réalisation effective des tâches confiées

- A la formalisation de procédure

L'adjoint (e) est amené (e) à traiter certains dossiers spécifiques délégués par le / la chef(fe) d'unité; à titre d'exemple:

- Suivi des immobilisations corporelles

- Les dépenses programmés (marches, contrats)

- La gestion des factures internes

- Traitement de la facturation Carte achat

- Alimentation de tableaux de bord

S'agissant de la gestion matérielle, l'adjoint(e), en collaboration et sous l'autorité du/de la chef(fe) d'unité, a en charge d'assurer le suivi et la gestion des dossiers suivants:

- Gestion du parc de véhicules: élaboration de la stratégie de renouvellement, passation des commandes, mise en circulation des véhicules et remise aux Domaines des véhicules réformés

- Gestion du parc de téléphones mobiles: passations des commandes, relations avec l'opérateur titulaire.

- Gestion des baux à usage de locaux: suivi des baux et participation aux travaux lors de la signature de nouveaux baux.

Expériences professionnelles antérieures souhaitées

Gestion économat, gestion administrative