Secrétaire Administrative - Administratif -Binôme des Secrétariats de Direction H/F - Direction des services judiciaires - CA NANCY

Le tribunal judiciaire de Nancy est l'un des 5 tribunaux judiciaires qui composent la cour d'appel de Nancy. L'arrondissement judiciaire est composé du tribunal judiciaire et du tribunal de proximité de Lunéville.

Le tribunal judiciaire de Nancy exerce les compétences de première instance en matière civile, pénale et de proximité. Il assure l'accueil du public, le traitement des procédures, la tenue des audiences et l'ensemble des missions nécessaires au bon fonctionnement du service public de la justice.

Les services du tribunal judiciaire de de Nancy sont organisés autour de plusieurs pôles :

Services de greffe (civil, pénal, accueil du justiciable),

Services administratifs (ressources humaines, budget, logistique, moyens généraux).

Sous l'autorité des chefs de juridiction et du directeur de greffe, ces services assurent la préparation et le suivi des procédures, la gestion des moyens humains et matériels, ainsi que l'organisation quotidienne nécessaire à la continuité du service public de la justice.

Le secrétaire administratif assure des missions administratives d'application et contribue à la mise en oeuvre des procédures nécessaires au fonctionnement des trois secrétariats de direction : président du tribunal judiciaire, procureur de la République et directeur de greffe. En qualité de binôme, il intervient en appui direct pour garantir la continuité du service, la fluidité des échanges et la bonne organisation administrative de la juridiction.

Activités principales - Secrétariat, administration et gestion

Assurer la tenue d'un secrétariat de direction en l'absence du titulaire (présidence, parquet, direction de greffe).
Gérer les aspects logistiques : fournitures, badges d'accès, clefs, salles de réunion, plannings de réservation.
Traiter une boîte structurelle et assurer la diffusion des informations.
Élaborer et mettre en forme des documents administratifs : comptes rendus, procès-verbaux, notes, tableaux de suivi.
Accueillir, renseigner et orienter les interlocuteurs internes et externes.
Tenir à jour les dossiers administratifs et contribuer à l'organisation documentaire.
Participer à la gestion du planning des audiences (secrétariat présidence).
Assurer la suppléance de la régie en cas de vacance du poste.

Activités spécifiques - Secrétariat du directeur de greffe

Gérer la badgeuse du pôle soutien et établir le tableau des permanences de fin de semaine.
Transmettre mensuellement les permanences pour paiement.
Mettre à jour l'annuaire, le trombinoscope et le livret d'accueil de la juridiction.
Assurer certaines missions RH : suivi de la médecine de prévention, gestion des conciliateurs de justice.

Activités transversales

Contribuer à l'optimisation de l'organisation des trois secrétariats et à l'harmonisation des pratiques.
Participer à l'animation du fonctionnement administratif des services.
Assurer, à titre exceptionnel, toute mission administrative confiée par la hiérarchie pour garantir la continuité du service public.
Environnement de travail

Le service est composé de cinq secrétaires administratifs, organisés en complémentarité pour assurer le fonctionnement des trois secrétariats de direction.

Savoirs
Organisation administrative et judiciaire
Statut général de la fonction publique et statuts particuliers
Circuits administratifs
Finances publiques
Règles budgétaires et comptables
Applicatifs métiers du ministère de la Justice
Outils bureautiques et environnement numérique de travail

Savoirfaire
Appliquer les textes législatifs et réglementaires
Alimenter des tableaux de bord, statistiques et outils de suivi
Maîtriser les techniques de rédaction administrative
Utiliser les applicatifs métiers et les nouvelles technologies
Organiser et prioriser sa charge de travail
Travailler en équipe et coopérer avec différents interlocuteurs
Assurer un accueil physique et téléphonique de qualité
Mettre en oeuvre des techniques de classement et d'archivage

Savoirêtre
Sens de l'organisation et de l'anticipation
Autonomie et réactivité
Capacité d'adaptation et esprit d'initiative
Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité
Qualités relationnelles et sens des relations humaines
Écoute, disponibilité et fiabilité