Secrétaire de Site - Conseil Departemental de la Nievre H/F - Conseils départementaux

- Accueil téléphonique et physique des usagers.
- Secrétariat.

Accueil téléphonique et physique des usagers (accueil tournant sur planning journalier) :
- clarifier les demandes,
- informer,
- orienter,
- apporter une réponse adaptée à la demande de la personne accompagnée,
- donner, si nécessaire, un rendez-vous dans l'agenda du travailleur social,
- prendre, si nécessaire, un message et le transmettre par voie électronique au travailleur social.

Accueil téléphonique et physique du service de Protection Maternelle et Infantile :
- prise de rendez-vous pour les consultations nourrissons,
- prise de message à destination des infirmières et de la sage-femme,
- accueil physique et orientation pour les consultations nourrissons,

Secrétariat (quotidien) :
- Saisie informatique des dossiers de demande d'aide financière avant envoi en commission,
- frappe de divers écrits de l'équipe Travailleurs Médico-Sociaux à destination du Juge pour enfants, de la CCAPEX, de la CRIP, des familles...,
- organisation des réunions de synthèse : envoi des invitations et préparation du relevé de décision,
- enregistrement et orientation du courrier du site via le logiciel de Gestion Électronique des Courriers,
- classement sur le logiciel de Gestion Électronique des Dossiers,
- envoi des mises à dispositions pour le suivi des grossesses,
- préparation des bilans de santé école,
- mise à jour dans le logiciel dédié aux services de PMI,
- mise à jour régulier des différents outils de suivi des situations,
- gestion des fournitures de bureau,
- gestion du parc automobile,
- lien transversaux (bâtiment, DSIN, RH),
- gestion logistique des terrains neutres,
- gestion des plannings d'accueil et de cellule d'urgence,
- commande imprimerie.

Cette fonction peut être amenée à renforcer les autres fonctions administratives du site

- Niveau requis (niveau d'études souhaité) : Niveau V (secteur administratif souhaité)

- Formations et qualifications nécessaires : (permis, habilitations, autorisations de conduite nécessaires)

- Connaissances / compétences requises : connaissance des institutions partenaires et structures locales, connaissance de la législation médico-sociale et des procédures;

- Savoir faire (compétences techniques) : maîtrise des outils informatiques
- Capacité (d'écoute, d'analyse .....) : Capacité à travailler avec les équipes, capacité d'adaptation, discrétion professionnelle, sens de l'écoute, polyvalence.

- Capacité (initiative, prise de responsabilité....) : Réactivité.