Référent Administratif et Opérationnel - Conseil Régional de Guadeloupe H/F - Conseils régionaux

Sous la responsabilité du (de la) chef(fe) de service Education, le (la) référent(e) administratif (ve) et opérationnel(le) a pour mission principale de :

- Assurer le soutien administratif et logistique au fonctionnement quotidien du service éducation

- Contribuer à la fluidité des échanges, à la qualité de l'accueil des partenaires et à la bonne gestion des dossiers, en appui aux agents instructeurs et au chef de service.

Coordination et suivi administratif des dossiers :

- Contribuer à la communication interne au service (notes, comptes rendus, actualités) et aux directions-supports

- Tenir à jour les outils de suivi et de reporting (tableaux de bord, échéanciers, bases de données partagées)

- Préparer, pré-instruire et suivre les dossiers administratifs simples ou récurrents (courriers, conventions, demandes de subventions, etc.)

- Participer à la relecture,la mise en forme et la consolidation des documents administratifs (notes,rapports,présentations)

Appui au pilotage et à l'organisation du service :

- Organiser les réunions internes et externes (convocations, ordres du jour, comptes rendus, logistique)

- Contribuer à la préparation des commissions et instances partenariales (documents de séance, suivi des décisions)

- Produire des éléments de reporting pour le chef de service (bilan d'activité, suivi des délais, indicateurs)

- Participer à la formalisation des procédures internes et à l'amélioration continue des outils de travail

Interface relationnelle et communication administrative :

- Accueillir, orienter et informer les interlocuteurs internes et externes (établissements, partenaires, familles)

- Garantir la qualité de la relation avec les usagers et la cohérence des réponses apportées

- Assurer un premier niveau d'information sur les dispositifs éducatifs régionaux

Activités secondaires

Appui logistique et gestion courante :

- Gérer le courrier entrant/sortant et les parapheurs (physiques et électroniques)

- Assurer le classement, l'archivage physique et numérique des documents

- Réaliser les commandes de fournitures et le suivi logistique de base (salles, matériels, déplacements)

- Appuyer ponctuellement la préparation de supports de communication (documents, visuels simples, mises en page)

Contribution à la vie collective du service :

- Participer aux réunions internes et contribuer aux réflexions sur l'organisation du travail

- Assurer la continuité de service en cas d'absence d'un agent ou lors des pics d'activité

- Soutenir la diffusion des bonnes pratiques administratives (modèles, trames, procédures)

- Participer aux activités transversales de la direction (événements, bilans, audits internes).

- Connaissance du fonctionnement d'une collectivité territoriale
- Maîtrise de la gestion administrative et du secrétariat

- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Suite Microsoft Office) et logiciels-métiers

- Bonnes capacités rédactionnelles

Savoir-être:

Résistance au stress, recul et réactivité
Discrétion,rigueur,fiabilité
Aisance relationnelle,capacité d'écoute
Polyvalence,sens de l'organisation

Savoir-faire:

Planification et gestion de délais contraints Gestion des processus administratifs et suivi tableaux de bord
Assurer un accueil professionnel et une communication claire.