Gestionnaire Achats et Services Généraux H/F - Transitions Pro Occitanie

Le/la gestionnaire achats et services généraux intervient au sein d'un organisme paritaire régional, chargé de missions de service public relatives aux transitions professionnelles (financement des projets de transition professionnelle, accompagnement et analyse des projets.).

Dans ce cadre, le poste contribue directement à la sécurisation juridique, financière et opérationnelle des achats et au bon fonctionnement des moyens nécessaires à la réalisation des missions d'intérêt général. Assurer la gestion des achats, des services généraux et des procédures de commande publique d'un organisme paritaire, en garantissant :

- La continuité et la qualité de service auprès des équipes opérationnelles,

- La maîtrise et la sécurisation des dépenses,

- Le respect des obligations réglementaires liées au Code de la commande publique,

- La traçabilité et la transparence des procédures, conformément aux exigences des financeurs et instances de gouvernance.

Gestion des achats

- Recueillir, analyser et formaliser les besoins des services internes

- Proposer des modalités d'achat adaptées aux seuils et enjeux

- Mettre en concurrence les fournisseurs et prestataires

- Émettre et suivre les bons de commande

- Vérifier la conformité des livraisons, prestations et factures

- Gérer la relation fournisseurs (échanges, relances, litiges)

- Contribuer à l'optimisation des coûts et à la rationalisation des achats

Services généraux

- Gérer les moyens généraux nécessaires au fonctionnement de la structure

- Suivre les contrats de prestations externalisées

- Veiller au respect des normes de sécurité et des obligations réglementaires

- Contribuer à l'amélioration des conditions de travail et à la qualité de vie et des conditions de travail

Suivi administratif et reporting

- Mettre à jour les tableaux de bord achats et marchés

- Assurer l'archivage réglementaire des dossiers

- Produire des reportings budgétaires et réglementaires -

- Contribuer aux audits, contrôles internes et externes

Commandes publiques / achats publics

- Participer à la définition de la stratégie d'achat public en lien avec les enjeux de service public et de financement paritaire

- Choisir et mettre en oeuvre les procédures adaptées selon les seuils et la nature des besoins

- Rédiger ou contribuer à la rédaction des pièces administratives et contractuelles

- Publier les consultations sur les plateformes de dématérialisation de la commande publique

- Assurer la gestion dématérialisée des procédures (réception, ouverture, sécurisation des plis)

- Analyser les candidatures et les offres sur les plans administratif et financier

- Préparer les éléments nécessaires aux décisions d'attribution (rapports d'analyse, tableaux comparatifs)

- Participer aux commissions internes ou paritaires le cas échéant

- Assurer la notification des marchés et la communication aux opérateurs économiques

- Suivre l'exécution des marchés : reconductions, avenants, pénalités, clôture

- Garantir la conformité réglementaire, la traçabilité et l'archivage des procédures

Compétences techniques

· Techniques d'achat et de négociation

· Maîtrise du Code de la commande publique

· Analyse des offres et des coûts

· Rédaction administrative et contractuelle

· Outils bureautiques et logiciels de gestion

· Notions de comptabilité et de suivi budgétaire

Compétences comportementales

· Rigueur et sens de l'organisation

· Capacité d'analyse et esprit de synthèse

· Autonomie et fiabilité

· Sens du service public

· Aisance relationnelle et travail en transversalité

· Discrétion et respect de la confidentialité

Profil et niveaux d'expertise

· Formation : Bac +3 à Bac +5 (achats, droit public, gestion publique)

· Autonomie : gestion complète des procédures d'achat et de marchés

· Responsabilités : sécurisation juridique, conseil interne, amélioration continue

Conditions d'exercice

· Poste s'inscrivant dans un cadre paritaire et réglementé

· Forte exigence de conformité, de traçabilité et de transparence

· Activité transversale impliquant de nombreux interlocuteurs internes et externes

· Pics d'activité liés aux procédures de marchés et aux échéances budgétaires

· Contribution indirecte à la qualité du service rendu aux bénéficiaires des transitions professionnelles

Transitions Pro Occitanie est un organisme paritaire régional interprofessionnel, créé et mis en place le 1er janvier 2020, de 38 collaborateurs répartis auprès deux sites : Toulouse et Montpellier.

Depuis la loi du 5 septembre 2018, Transitions Pro Occitanie s'impose dans le territoire régional comme un acteur incontournable en matière de reconversion professionnelle.

Nos principales missions sont :

- Assurer la gestion des Projets de Transition Professionnelle des actifs en emploi, à savoir : instruire les demandes de prise en charge des projets PTP des salariés,
- Vérifier le caractère réel et sérieux du projet de reconversion des démissionnaires, pouvant bénéficier de l'assurance chômage,
- Être garant de la qualité des formations financées dans le cadre d'un projet de transition professionnelle.