Adjoint Administratif Secrétariat de Direction H/F - Direction de l'administration pénitentiaire - DISP PARIS
- Paris - 75
- Fonctionnaire
- Direction de l'administration pénitentiaire - DISP PARIS
Les missions du poste
Le secrétariat de direction est un relai essentiel pour l'équipe de direction du centre pénitentiaire de Paris-la-Santé. Il joue un rôle d'assistance auprès d'elle en assurant des fonctions de secrétariat, d'enregistrement, de classement et d'actualisation de la base documentaire.
Il veille à orienter correctement les demandes, qu'elles soient transmises en présentiel, par téléphone ou par mail.
Il diffuse auprès des personnes intéressées les informations et décisions communiquées par la direction.
Missions :
- Gestion de la boîte mail structurelle du secrétariat de direction
- Gestion du standard téléphoniqueet réorientation des appels;
- Enregistrement et répartition du courrier entrant;
- Gestion du serveur commun du secrétariat de direction, de telle façon à ce que les informations utiles puissent être retrouvées intuitivement;
- Gestion de l'agenda électronique du chef d'établissement;
- Rédaction et mise en forme de courriers, comptes-rendus et documents divers;
- Rédaction et diffusion de notes de services et d'informations à la population pénale;
- Diffusion des informations générales transmises par la direction;
- Actualisation et mise en forme des délégations de signature;
- Suivi et diffusion hebdomadaire des permanences et astreintes;
- Gestion du planning d'occupation de la salle de réunion;
- Classement et archivage des divers documents, notes de service, courriers... ;
- Participation à l'accueil des nouveaux personnels: création des cartes d'accès à l'établissementet actualisation régulière du trombinoscope des personnels ;
- Suivi et actualisation de la base documentaire contrôlée dans le cadre des audits de labellisation;
- Archivage des documents individuels concernant les personnes détenues dans leurs dossiers pénal au greffe;
- Prise en charge et accompagnement des personnes ayant rendez-vous avec la direction;
- Gestion d'un badge parking «invité»
Le profil recherché
Connaissances
Maîtrise des principaux logiciels informatiques
word, excel, open office et des logiciels
spécifiques GENESIS
Savoir-faire
Disposer de bonnes qualités rédactionnelles et relationnelles
Savoir-être
Rigoureux
Ordonné
Avoir le sens de l'organisation
Polyvalent