Assistant Administratif - Commune de Saint Paul H/F - Communes

L'assistant(e)administratif (ve) et technique assure l'accueil, réceptionne et oriente les correspondants au sein du service de
coordination des Mairies Annexes. Il/Elle fournit les renseignements dans le domaine d'activité du service et assure le suivi administratif et comptable du service. Il/Elle sera amené(e) à coordonner l'activité des mairies annexes en lien avec son supérieur direct.

Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou
contractuel (article L332-8 du code général de la fonction publique)

L'assistant(e)administratif (ve) et technique assure l'accueil, réceptionne et oriente les correspondants au sein du service de
coordination des Mairies Annexes. Il/Elle fournit les renseignements dans le domaine d'activité du service et assure le suivi administratif et comptable du service. Il/Elle sera amené(e) à coordonner l'activité des mairies annexes en lien avec son supérieur direct.
ACTIVITÉS ADMINISTRATIVES:
* Accueil téléphonique et physique
- Réceptionner les appels : informer, orienter et renseigner les correspondants
- Effectuer les relances téléphoniques (phoning)
- Relever et transmettre les messages
* Traitement et suivi administratif
- Enregistrer le courrier départ/arrivée : reprographier, ventiler, mettre sous enveloppe, affranchir
- Préparer, rédiger ou mettre en forme les documents émis par le service (courriers, notes, documents pour diffusion)
- Préparer les documents et actes pour signature
- Vérifier les parapheurs et assurer leur gestion
- Classer, archiver les documents
- Reprographier
- Préparer les bons de commande du service
- Enregistrer et ventiler les factures
* Traitement et suivi des dossiers spécifiques
- Préparer les dossiers spécifiques du service
- Saisir et mettre en forme les documents propres à l'activité du service (notes de services, comptes rendus de réunions...)
- Alimenter et actualiser les tableaux de bord de suivi d'activité du service
Suivi administratif des personnels
- Tenir à jour les plannings de congés du service
- Transmission pour validation hiérarchique et DRH
ACTIVITÉS TECHNIQUES
* Coordination des mairies annexes
- Gestion des fiches d'intervention et de demandes de fournitures
- Gestion des demandes internes
- Gestion des réservations de salles, tenue des plannings de réunions
- Visites de site, rendez-vous avec les partenaires, commande et dépôts de fournitures...
- Déplacements à prévoir

- BAC
- Notion d'organisation et de gestion du temps de travail
- Être capable d'établir des tableaux de bords, des outils de planification et de suivi
- Remplacer temporairement un agent au poste d'accueil en mairie annexe
- Connaissances solides dans le domaine d'activité du service et de ses différents métiers
- Connaissance en matière de règles et procédures administratives du service
- Connaissance de la collectivité et des circuits décisionnels
- Techniques de secrétariat
- Technique de prise de notes
- Maîtrise de l'outil informatique (Microsoft Office, Internet, Intranet et serveurs de la Collectivité)
- Être capable d'assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
- Être capable d'appliquer les principes de rédaction administrative
- Être capable de construire et/ou de mettre en forme des documents à partir des outils bureautiques
- Être capable de rédiger des PV, notes, comptes rendus
- Capacités rédactionnelles
- Rigueur, discrétion et réserve
- Sens de l'organisation
- Sens de la communication et du relationnel
- Faire preuve de diplomatie
- Respecter la confidentialité
- Réactivité
- Bonne condition physique
- Capacité d'adaptation
- Esprit d'équipe
- Sens de l'initiative
- Polyvalence
- Dynamisme
- Motivation
- Sens du service public