Assistant Administratif - Référence Giepra0042 H/F - Gie Praginnov

Créé en 2021 à l'initiative de la Carsat Hauts-de-France et de la Communauté Urbaine d'Arras, le GIE PRAGINNOV réunit ses membres fondateurs autour d'une mission commune : prévenir et innover pour un vieillissement en santé. Le GIE PRAGINNOV développe deux pôles d'activité : l'évaluation et l'accompagnement à domicile avec PREVADOM, et un pôle dédié à l'ingénierie, l'expérimentation et le conseil auprès des acteurs du bien vieillir. Ses actions visent à favoriser l'autonomie des personnes âgées de 55 ans et plus, en priorité en Hauts-de-France, et à renforcer la coopération et la qualité des pratiques professionnelles.Dans le cadre d'un accroissement d'activité, le GIE PRAGINNOV recrute pour son pôle PREVADOM : 1 assistant administratif H/F.

L'Assurance Retraite propose aux retraités fragilisés (GIR 5 et 6) un accompagnement destiné à favoriser le maintien à domicile et en autonomie des personnes âgées retraitées du régime général. Elle propose une évaluation globale des besoins, qui doit servir à diffuser des messages de prévention sur les comportements adéquats pour favoriser le "Bien Vieillir" et à définir avec le bénéficiaire les contours d'un plan d'aide visant à répondre à ses besoins, en prenant en compte les différentes composantes du maintien en autonomie (besoins d'aides et services à domicile, assistance et sécurité, accompagnement dans le maintien du lien social, prise en compte des besoins d'adaptation de l'habitat, informations et conseils en prévention, ...).

Rattaché(e) au Manager du pôle PREVADOM, votre mission principale sera d'assurer le suivi administratif et la gestion de données nécessaires au bon fonctionnement du pôle, à travers la mise à jour des outils de suivi, le traitement des fichiers de coordination et la facturation.

Vous serez amené(e) à :
- Mettre à jour régulièrement des tableaux de suivi (Fichiers Excel / tableurs)
- Vérifier et contrôler la cohérence des données
- Corriger des anomalies ou des écarts constatés
- Archiver et tracer des mises à jour.

Traitement des fichiers de la coordination
- Intégrer et mettre à jour des informations reçues
- Traiter les dossiers administratifs
- Gérer les modifications (Ajouts / mises à jour / suppressions)
- Assurer le suivi des demandes et leur statut
- Vérifier la complétude des données.

Facturation
- Traiter des éléments de facturation
- Vérifier des données (Volumes, périodes, informations administratives)
- Suivre des factures et retours
- Signaler des écarts ou des anomalies
- Classer et archiver.

Activités transversales
- Assurer le classement et l'organisation documentaire
- Gérer des mails et courriers
- Apporter un soutien administratif à l'équipe
- Participer au suivi des procédures internes.

Polyvalence
- Apporter un soutien ponctuel aux différentes activités du service
- S'adapter aux besoins organisationnels
- Participer à l'amélioration des procédures internes.

Pour mener à bien vos missions, il est attendu d'avoir les compétences :
- Maîtrise d'Excel / Google Sheets (formules simples, tableaux, filtres) ;
- Bonne utilisation des outils bureautiques (Google Workspace/ Microsoft office : Word, messagerie, outils collaboratifs) ;
- Connaissance des procédures de facturation ;
- Respect des règles de confidentialité et de protection des données.

Vous présentez les qualités suivantes :
- Organisation
- Rigueur dans le traitement d'informations sensibles
- Communication écrite claire et professionnelle
- Adaptabilité face aux évolutions des outils ou procédures
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Autonomie
- Esprit d'équipe
- Fiabilité et sens du détail
- Réactivité

- Titulaire d'une formation en administration, secrétariat ou gestion,
- Vous avez une expérience en gestion administrative ou en secrétariat.
- Une expérience dans le traitement de données ou la facturation serait un plus

Experience: 1 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Utiliser des outils numériques,Collecter et analyser des informations,Assurer le suivi des demandes,Traiter des éléments de facturation,Traiter des données, le suivi, la cohérence,Gérer des appels téléphoniques, mails,DISPONIBLE

Langues: Français exigé

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Autres services personnels n.c.a.

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.