Assistant de Direction H/F - Dreets Occitanie

GROUPE RIFSEEP 3

Placé(e) sous l'autorité de la Directrice Départementale et de ses adjoints, l'Assistant (e) de direction assure les activités suivantes :
1) Gestion des agendas de la directrice et des directeurs adjoints (organisation d'évènements, de déplacements, de réunions, de rendez-vous, .....) et réception des appels téléphoniques ;
2) Appui au pilotage de la DDETSPP
-Organiser et suivre les comités de direction (CODIR) de la DDETSPP (ordre du jour, compte-rendu, suivi des décisions, .....)
-Suivre les courriers et courriels dits "signalés" de la DDETSPP en lien avec les membres du CODIR (tableau de suivi, respect des échéances, ....)
-Veiller au respect de la charte graphique et de la marque Etat, applicables aux documents produits par la DDETSPP (courriers, notes, guides,....)
-Créer un tableau de suivi des courriers enregistrés sous MAARCH et en faire le suivi auprès des services
-Suivre les congés des membres du CODIR et des cadres d'astreinte
3) Diffusion des informations au sein de la DDETSPP
-Gérer les boites à lettres fonctionnelles de la DDETSPP et de la direction (réception, envoi, suivi, archivage des courriels)
-Gérer l'enlèvement du courrier et des parapheurs pour la préfecture, ramener le courrier, le trier, le distribuer,
-Réceptionner, enregistrer, diffuser et expédier les courriers dits "arrivée" et les courriers dits "départs" de la direction
-Suivre les courriers et courriels dits "signalés" de la DDETSPP en lien avec les membres du CODIR (tableau de suivi, respect des échéances, ....)
-Assurer la surveillance de Télérecours afin de transmettre les documents judiciaires aux services concernés et à la direction
-Avoir la capacité à préparer un recrutement (collecte des CV, préparation du tableau de recrutement, convocation des candidat(e)s, ...)
-Suivre et mettre à jour le répertoire des adresses des partenaires
-Participer à la revue de presse (identification et diffusion d'articles)
-Signaler les urgences
4) Appui à la déléguée départementale aux droits des femmes et à l'égalité
-Gérer la boite mail fonctionnelle de la délégation
-Organiser et suivre la préparation des réunions organisées par la DDFE
-Assister ponctuellement la DDFE (organisation, comptes-rendus, invitations,....)
-Classer, archiver,
5) Autres
-Tout dossier de nature transversale
-Rédaction de courriers, de notes et de comptes-rendus de réunions,
-Accueil physique

Expérience requise: 5 ans minimum / niveau intermédiaire
Profil recherché: secrétaire administratif(ve)

E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles
solutions, former d'autres agents, être référent dans le domaine.
M : Mettre en oeuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus,
conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous
le contrôle d'un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l'activité ou le processus
(vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global...)

Connaissances :

-Organisation des services de l'Etat et de l'environnement institutionnel de la DDETSPP
-Techniques générales de secrétariat (gestion de planning, mise en forme et circulation du courrier et des documents, invitations à des rendez-vous ou des réunions)
-Outils bureautiques (traitement de texte, tableurs, logiciel de suivi du courrier et logiciels et applications spécifiques à la direction)
-Classement et archivage

Savoir être : Indiquez au moyen de *** en fonction des attentes

-Sens de l'écoute et du dialogue,
-Sens de l'organisation,
-Sens de l'analyse et de la synthèse,
-Rigueur et réactivité,
-Autonomie et adaptation,
-Disponibilité et discrétion,
-Travail en équipe.

Savoir-faire :

-Avoir un bon niveau d'expression écrite et orale
-Anticiper et s'organiser pour respecter les délais
-Hiérarchiser les urgences et prendre des initiatives pertinentes avec le sens des responsabilités,
-Etablir une relation de confiance avec la direction et la communauté de travail
-Respecter et faire respecter la confidentialité des informations
-Rechercher, filtrer, hiérarchiser et restituer les informations sous forme synthétique
-Etre force de proposition