Assistant de Direction - Conseil Departemental du pas de Calais H/F - Conseils départementaux

Le pôle solidarités constitue l'un des quatre pôles au sein des services départementaux. Il comprend 9 directions territorialisées (maisons du Département solidarité), 3 directions en charge des politiques publiques et un secrétariat général.

Sont rattachés au pôle solidarités :
- les 9 directions de Maisons du Département Solidarité (MDS)
- la Direction de l'Autonomie et de la Santé (DAS)
- la Direction de l'Enfance et de la Famille (DEF)
- la Direction des Politiques d'Inclusion Durable (DPID)
- le Secrétariat Général (SG)

Placé sous l'autorité du directeur de pôle, l'assistant de direction a pour missions pour le directeur du pôle solidarités et le secrétaire général :

- l'accueil physique et téléphonique ;
- la gestion du courrier (Gestion Électronique des Courriers (GEC), ventilation, classement, suivi d'échéancier...) ;
- la réception, le traitement et la diffusion d'informations/messages ;
- le suivi des demandes de fiches d'information pour les rendez-vous présidents (JTASK dédié)
- la tenue d'agendas, l'organisation de rendez-vous, de réunions (logistique, réservation de salle ...) ;
- l'organisation des déplacements du directeur de pôle ;
- la relecture des parapheurs avant visa du directeur de pôle ;
- la réalisation de documents et mise en forme ;
- le suivi de tableaux de bord ;
- la préparation des dossiers ou documents nécessaires aux réunions ;
- la rédaction de comptes rendus de réunions ;
- la gestion des commandes de fournitures ;
- le classement et l'archivage de documents ;
- les publications dans l'intranet et la gestion d'espaces collaboratifs ;
- la participation/animation aux réseaux d'assistants (pool des assistantes de pôle et réseau des assistants du pôle solidarités)

Par ailleurs, l'organisation en pool d'assistants implique, en cas de nécessité, le remplacement des autres assistants de direction des pôles ressources et accompagnement, aménagement et développement territorial ainsi que la connaissance des procédures et modes de faire associés.

Outre ces fonctions classiques d'assistance administrative, l'assistant de direction est chargé par le directeur du pôle, du suivi de dossiers spécifiques.

L'agent, en dehors des missions et activités décrites ci-dessus, peut être amené à réaliser d'autres missions en cohérence avec son cadre d'emplois et son grade.

Savoirs :
- bonne connaissance de l'organisation des collectivités territoriales ;
- bonne connaissance de l'organisation interne des services départementaux ;
- expérience en secrétariat souhaitée.

Savoir-faire :
- maîtrise de la rédaction administrative ;
- maîtrise de la prise de note rapide ;
- très bonne maîtrise des outils informatiques : bureautique classique (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) ;
- maîtrise de la gestion administrative (prévision, organisation, contrôle) ;
- maîtrise de la communication orale et écrite ;
- capacité à la recherche d'informations.

Savoir-être :
- capacités d'adaptation et d'anticipation ;
- qualités relationnelles ;
- capacité d'initiative et d'analyse des situations ;
- capacité à travailler en équipe ;
- grande disponibilité et polyvalence (disposition à s'investir pleinement en fonction des contraintes du service) ;
- sens de l'organisation et réactivité ;
- capacité à garantir et/ou à respecter les délais ;
- qualité de discrétion et de confidentialité.