Secrétaire Administrative - Accueil Esat H/F - Esat les Ateliers Niortais

L'établissement public communal de Niort qui accompagne un peu plus de 120 personnes en situation de handicap (ESAT SAVS SAMSAH et entreprise adaptée) recherche pour son pôle administratif et financier un secrétaire commercial et comptable (H/F) pour prendre en charge le suivi et le développement des activités commerciales de l'ESAT et assurer la comptabilité et la facturation client.

Vos missions:
Placé sous la responsabilité de l'AAH responsable des services administratifs et financiers vous serez chargé(e) :
- d'assurer le suivi et le traitement des opérations comptables en lien avec les activités commerciales de l'ESAT
- d'assurer la gestion déléguée de certains achats, (mise en concurrence et commande)
- d'assurer le suivi et le développement commercial de l'ESAT
- d'assurer le suivi et le renouvellement des contrats de maintenance et le suivi des travaux d'entretien général
- d'assurer par roulement de l'accueil téléphonique et physique de l'ESAT (clients, usagers, partenaires...)
Issu d'une formation administrative, vous bénéficiez d'une première expérience significative dans des fonctions similaires. Reconnu pour votre aisance relationnelle, vous êtes dynamique et rigoureux.

Activités:
ACCUEIL :
- Recevoir, renseigner et orienter les visiteurs vers l'interlocuteur ou le service recherché
- Renseigner et orienter tous les appels téléphoniques
- Assurer la prise et la transmission de messages externes et internes

SAISIES COMPTABLES ET COMMERCIALES :
- Générer les bons de livraison
- Générer les bons de commande
- Saisie de titres divers (remboursements de frais....)
- S'assurer que les titres et mandats sont pris en charge sur HElios
- Effectuer les relances clients
- Effectuer les commandes de fournitures et assurer la gestion des fournitures suivent en stocks

SAISIES RH :
- Suivi des absences des travailleurs de l'ESAT
- Saisies dossiers usagers
- Mandatement paie

SECRETARIAT
- Gestion boite mail générique de l'établissement
- Gestion du courrier
- Diffusion messages de communication interne
- Gestion des réservations de salles

Experience: 6 Mois

Compétences: Gestion administrative du courrier,Assistant de gestion et d'administration d'entreprise,Classement, archivage,Titre professionnel employé administratif et d'accueil,Utilisation de logiciels spécialisés,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer le suivi des stocks en temps réel,Corriger et mettre en forme un document,Définir des besoins en approvisionnement,Diffuser une information, une publication,Mettre à jour un dossier, une base de données,Numériser des documents, médias ou supports techniques,Organiser l'agenda des réunions,Organiser le traitement des commandes,Prioriser des tâches en fonction des urgences et des besoins,Réaliser des travaux de reprographie,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Aide par le travail

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).