Gestionnaire Administratif et Financier H/F - Muséum National d'Histoire Naturelle

L'Unité Patrimoine Naturel (PatriNat) - co-habilitée par le Muséum national d'Histoire naturelle (MNHN), l'Office française de la biodiversité (OFB), le Centre national de la recherche scientifique (CNRS) et l'Institut de recherche pour le développement (IRD) - a pour mission de produire une expertise scientifique et technique en faveur de la conservation de la biodiversité.

Au sein du MNHN, PatriNat comprend 180 collaborateurs (50 % titulaires et 50 %contractuels) et gère un budget annuel (fonctionnement et investissement) de l'ordre de 2.5 millions d'euros. Cette unité est rattachée à la Direction Générale Déléguée Recherche, Expertise, Valorisation et Enseignement du Muséum (DGD REVE), et a pour objectif de fournir, en lien fort avec les activités de recherche, une expertise scientifique sur la biodiversité et géodiversité de France métropolitaine et ultra-marine, sur les thématiques terrestres et marines, pour l'environnement passé et actuel. Cette expertise et l'ingénierie associée porte sur la connaissance du patrimoine naturel, dont les systèmes d'informations et à l'application de ces connaissances pour l'appui aux politiques et programmes de conservation de la biodiversité.

Sous l'autorité de la Responsable de l'équipe administrative et financière, le/la gestionnaire administratif.ve travaillera en lien étroit avec les autres gestionnaires et la Direction.

Il/elle aura pour missions :

Contribuer aux missions de l'équipe administrative et financière de PatriNat et de la DirEx composée de 4 agents (une secrétaire, deux gestionnaires administratives et une gestionnaire budgétaire)
Aider les agents au quotidien sur des problématiques administratives
Veiller à la bonne application des règles et procédures administratives
Rendre compte de l'avancement des dossiers traités
Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion.
Activités :

Le/la gestionnaire administratif.ve aura pour activités :

Gestion budgétaire :

Procéder aux opérations d'engagement des commandes/prestations
Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion
S'assurer de la bonne application des règles internes de gestion et du respect du code des marchés publics
Diffuser l'information relative aux procédures de gestion
Contrôler et valider les ordres de mission et les états de frais des agents

Gestion RH :

Participer à la mise en oeuvre des procédures liées à la gestion des ressources humaines
Saisir et mettre à jour des bases de données, des tableaux de bord, les dossiers des agents
Accueillir et informer les agents
Suivre les évolutions réglementaires
Gérer la publication des offres de stage, emploi à pourvoir sur divers réseaux
Assurer la création et la mise à jour des fiches agents sur le site de PatriNat

Gestion administrative :

Assurer la mise à jour du fichier des bureaux et locaux
Appuyer la Direction pour des actes de secrétariat
Appui quotidien aux agents de l'unité pour diverses demandes/démarches administratives
Contribuer à la gestion/organisation des locaux du service et plus généralement à la vie du service

CONDITIONS ADMINISTRATIVES REQUISES

Être titulaire au minimum du Bac (Secrétariat,Gestion) et/ou expérience dans un poste similaire

QUALIFICATIONS REQUISES

Compétences:

· Connaissance générale des techniques de gestion administrative

· Connaissance des logiciels de gestion administrative et financière (une connaissance des logiciels propres aux tutelles serait appréciée: SIFAC, VIRTUALIA, NOTILUS)

· Maîtrise des outils bureautiques (Word/Excel)

Savoir être:

· Capacité à rendre compte

· Aptitude à travailler en équipe

· Rigueur, sens des priorités et du respect des délais

· Réactivité