Assistant Projets H/F - Expertise France

DESCRIPTIF DE LA MISSION
Au quotidien, vous intervenez en assistez les Chargés de projets en prenant en charge la gestion administrative, financière et logistique des projets de l'équipe :
- Gestion administrative :
Préparation et suivi de contrats (experts, prestataires, etc.)
Mise en page de documents produits par les projets.
Rédaction des compte-rendu de réunions.
Collecte, classement et archivage (papier et électronique) de pièces administratives.
- Gestion financière :
Collecte, vérification de la conformité et archivage des pièces justificatives et comptables.
Élaboration des bons à payer (BAP) et des bons à facturer (BAF).
Suivi des dépenses (relation avec le service comptable).
Suivi des factures fournisseurs (suivi, relance, enregistrement administratif).
Élaboration des rapports financiers.
Préparation des clôtures annuelles et d'autres exercices budgétaires.
Préparation des audits annuels et finaux des projets.
- Gestion logistique :
En coordination avec les Chargés de projets et les Assistants de projets administratifs et financiers basés à Paris, ainsi que les équipes sur le terrain, l'Assistant de projets (H/F) est en charge de l'organisation logistique :
- Des déplacements sur le terrain (experts long-terme et court-terme, collègues du pôle : billets d'avion, visas, procédures de sécurité, ordres de mission, réservations d'hôtels, per-diem et avances, etc.
- Des évènements organisés à Paris (ou un tiers-lieu) liés aux projets rattachés au pôle (comités de pilotage, séminaires, missions siège, etc.) : préparation des dossiers des participants, gestion des relations avec les prestataires (hôtels, repas, services de traduction, etc.).

DESCRIPTION DU PROJET OU CONTEXTE
Ce poste est rattaché au département EDI (Économie durable et inclusive)
L'Assistant de projets vient en appui sur gestion administrative, financière (budgétaire et comptable), et logistique des projets.

Experience: 2 An(s)

Compétences: Gestion administrative,Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint),Techniques de reporting,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques,Assurer la gestion administrative d'une activité,Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement,Organiser des déplacements professionnels,Réaliser des opérations comptables,Réaliser une gestion comptable,Vérifier les factures et les paiements

Langues: Anglais exigé

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Activités spécialisées, scientifiques et techniques diverses

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).