Agent d'Accueil État Civil et Démarches de Proximité - le Havre H/F - Communes

Placé sous l'autorité du responsable de structure, vous accueillez, renseignez, orientez les usagers et effectuez les prestations sur l'ensemble des canaux de communication avec l'usagers : Guichet, Téléphone, Web, sur le périmètre d'intervention de la direction (Ville du Havre et CU).

CONDITIONS PARTICULIERES
- Travail en open space et flex office ;
- Port d'un casque lors des missions de call center ;
- Vous êtes affecté principalement à une structure mais pouvez être amené à effectuer des remplacements dans une autre

- Vous réalisez l'ensemble des prestations de premier niveau des services experts avec lesquels la DMRU a contractualisé, en guichet, au téléphone, et par le Web ;
- Vous délivrez des actes d'Etat civil en guichet et sur le Web ;
- Dans les mairies annexes, en qualité d'officier d'Etat civil, vous réalisez les prestations d'Etat Civil : déclaration de naissance, décès, cérémonies, tenue des registres...
- Vous réalisez les dossiers d'identité : constitution de dossier, remise de titre, recueil complémentaire ;
- Vous assurez l'encaissement des prestations pour lesquelles la DMRU assure la régie ;
- Vous traitez les demandes courriers et web à destination des usagers et des professionnels (notaires, communes, ...) ;
- Vous assurez le suivi des demandes réceptionnées dans le service ;
- Vous garantissez la qualité du message à destination des usagers dans le périmètre du service ;
- Vous accompagnez les usagers dans leurs démarches administratives en ligne dans le périmètre d'intervention du service ;
- Vous êtes force de proposition sur les axes d'amélioration de l'organisation du service et contribuer à l'amélioration des processus de travail.

ACTIVITES SECONDAIRES
- Vous assurez un accueil de qualité des usagers et vérifier les pièces justificatives en amont des prestations ;
- Vous assurez le back office de l'ensemble des prestations du service ;
- En qualité d'officier d'Etat civil vous assistez les élus lors des cérémonies ;
- Dans le cadre de la convention liant la Ville au groupe La Poste, vous assurez les missions des agences postales communales, à savoir : gestion de l'affranchissement, vente de produits postaux, réception et retrait des courriers recommandés, retrait et dépôt d'espèces, transmission des opérations au bureau de rattachement. A ce titre vous tenez les opérations comptables quotidienne, mettez à jour la communication commerciale et mettez en place les produits de vente.

* Connaissance des techniques d'accueil physique et téléphonique du public
* Connaissance des règles et des documents d'état civil et d'identité
* Compétence en encaissement
* Connaissance des prestations délivrées par la collectivité et la Direction
* Procédures administratives
* Outil informatique (logiciels liés aux prestations rendues, Trafic, Siècle, ...)
* Anglais apprécié (accueil de touristes étrangers)

Compétences comportementales :
* Qualités relationnelles
* Autonomie
* Organisation et rigueur
* Capacité d'adaptation
* Esprit d'initiative
* Curiosité
* Disponibilité
* Pédagogie
* Technique de régulation des situations difficiles et délicates