Responsable de Scolarité et du Bureau des Études Doctorales H/F - La Rochelle Université

Le service de scolarité de l'Institut comprend un bureau des études doctorales, un bureau des Formations internationales et un bureau des formations de masters. Il a pour principale mission

la mise en oeuvre des formations de niveau Bac +5 à Bac +8, adossées à la recherche de La Rochelle Université dans l'objectif d'intensifier le couplage recherche-formation.

Dans ce cadre, le service de scolarité de l'Institut assure :

Un service de proximité aux usagers, aux personnels enseignants et aux vacataires extérieurs
Une participation aux manifestations et évènements liés à la formation et à la recherche
Une collaboration avec l'ensemble des directions du pôle appui aux missions de l'établissement.

Profil de poste disponible

Vos missions

Assurer le pilotage administratif des activités de l'École doctorale de site EUCLIDE représentant 250 doctorants
Assurer le pilotage administratif des activités de scolarité des formations de niveau master représentant près de 1 500 étudiants
Collaborer avec la responsable de scolarité du Pôle Licence Collégium dans le cadre du continuum Licences/masters
Contribuer dans un esprit de co-construction, avec les directions de composantes, aux travaux relatifs à la future organisation des scolarités de l'établissement

Vos activités principales

Garantir la bonne application de la règlementation en matière de scolarité
Encadrer les deux responsables de bureaux de masters et la gestionnaire du bureau des formations internationales
Encadrer les quatre agents du bureau des études doctorales
Analyser, optimiser et être force de proposition sur la mise en place de processus organisationnels
Assurer le pilotage de la Plateforme mon master au niveau de l'établissement
Accompagner la communauté enseignante sur la gestion des candidatures sur les plateformes E-candidat et Campus France
Développer un système de suivi d'activités pour l'ouverture des groupes, la gestion de salles et des stages ;
Être garant de la production des calendriers et emplois du temps
Contribuer à la préparation des contrats et conventions et contribuer au développement des partenariats dans le domaine de la formation
Assurer la poursuite du développement interne de l'application ADUM pour la gestion des doctorants
Contribuer à leur préparation et assister aux commissions des formations et aux conseils
Produire les bilans d'exercice et répondre à des enquêtes relatives à l'activité
Assurer une veille dans le cadre de son domaine d'activité
Assister et conseiller sa hiérarchie dans son domaine d'activité et la représenter éventuellement auprès des partenaires internes et externes
Contribuer activement au pilotage de la démarche d'amélioration continue et d'accompagnement du changement dans la gestion des activités de scolarité

Compétences opérationnelles

Maîtriser la règlementation en matière de scolarité
Maîtriser l'environnement bureautique et les outils informatiques appliqués à la scolarité et aux études doctorales
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Encadrer et animer une équipe
Travailler en équipe et en réseau
Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles
Communiquer et faire preuve de pédagogie
Accompagner au changement
Concevoir des tableaux de bord et de suivi de l'activité
Maîtriser des techniques statistiques et de traitement de données

Compétences comportementales

Être rigoureux et méthodique
Faire preuve d'initiative et être force de proposition
Être fiable et réactif
Disposer de solides capacités d'organisation
Démontrer des aptitudes d'analyse et de synthèse
S'adapter aux situations et aux interlocuteurs